Posten Norge
Posten Norge hanterar en förändrad affärsmiljö med koncerngemensam ledarutveckling
Utmaning
Logistikbranschen har förändrats snabbt de senaste åren. Minskade kvantiteter fysisk post och en ökad efterfrågan på paketleveranstjänster sätter en belastning på Norges posttjänster, som fortfarande krävs för att upprätthålla leveransförpliktelser från förr. Posten Norge såg detta som en möjlighet att förnya sin strategi för att vara centrerad kring kunden, innovation och hållbart värdeskapande. För att bli framgångsrika behövde de involvera hela organisationen.
Lösning
Posten Norge lanserade ett företagsomfattande ledarskapsutbildningsprogram för att implementera sin nya strategi. Programmet drivs på Howspace plattform och inkluderar virtuella toppmöten, webbinarier, verktyg, artiklar och andra resurser. Ett 60-dagars labbgruppsformat skapades för att uppmuntra till positiva vanor och är hålls i små, privata grupper i Howspace för att stödja socialt lärande.
Resultat
De flesta känner nog till att postens tjänster och logistikbranschen har genomgått en rad förändringar under de senaste åren. Mängden fysisk post har minskat medan leveransåtagandet funnits kvar med ett sämre utfall av kostnad/värde som följd. Tjänsterna för pakethantering har ökat i takt med den växande e-handeln.
Posten Norge Group är en nordisk koncern för posthantering och logistik. Deras vision är ”Vi gjør hverdagen enklere og verden mindre”. Posten Norge Group strävar efter att ha en ständigt innovativ och progressiv verksamhet. De beslöt nyligen att man skulle ta tillvara på möjligheterna i den nya förändringsmiljön och att förnya företagets strategi med utgångspunkt från tre hörnstenar:
- Kunden i centrum. Att kunna erbjuda den bästa kundupplevelsen, branschens mest attraktiva tjänster och att vara bäst på stadsnära leveranser.
- I framkant inom teknik och innovation. Att vara den mest innovativa leverantören av logistik, utveckla en datadriven verksamhet som innoverar genom ny kunskap och teknik och vara en kompetensdriven och attraktiv arbetsgivare.
- Bäst på hållbart värdeskapande. Att vara den mest miljövänliga logistikleverantören och en ansvarstagande social aktör och arbetsgivare samt skapa en effektiv kostnadsstruktur som bidrar till långsiktigt värdeskapande.
Man var naturligtvis medveten om att en stark ny strategi inte gör så stor skillnad om den inte är fullt ut accepterad och implementerad i organisationen. Därför beslöt man att starta ett utvecklingsprogram för alla ledare i koncernen. Som samarbetspartner valde man Implement Consulting Group för att skapa, utveckla och genomföra ett kraftfullt förändringsprogram.
Projektledare för Posten Norge är Eli Drægalid Andersen. Eli är en erfaren organisationspsykolog med bakgrund som konsult och inom HR. Hennes team arbetar nära konsultfirman och Howspaces partner Implement under ledning av Cathrine Foss Stene. Cathrine är specialist på organisationsutveckling och ledningsrådgivning – och dessutom mycket övertygad om fördelarna med att använda Howspace och dess olika verktyg.
“I min roll som konsult blev jag väldigt inspirerad av att Posten Norge så tydligt ville satsa och investera i sina ledare i ett läge där utmaningarna för hela branschen lätt hade kunnat leda till specifika besparingar, t.ex. på utbildning. Det tycker jag var modigt gjort,” säger Cathrine.
Posten Norge Group är ett stort företag med omkring 13 000 anställda, 38 terminaler på olika platser och 7 000 distributionspunkter i Norden. I organisationen finns 750 ledare, från C-nivå till arbetsledare för förare och terminalanställda. Utvecklingsprogrammet behövde alltså utformas på ett sätt som passar ledare på olika nivåer.
Inbördes feedback och fokus på prioritering
När ledarprogrammet startade på hösten 2019 innehöll det olika utbildningsmoment som löpte parallellt, fysiska ‘toppmöten’ med upp till 250 deltagare, en plattform för videomöten, olika digitala verktyg, artiklar och andra resurser. Dessutom vad Cathrine kallar ett LedarLabb och olika format för beteendesprintar. Förutom de fysiska mötena drevs allt med Howspace från start. Asynkrona inslag, t.ex. deltagarundersökningar och kommentarsfunktioner användes för att hålla processen levande.
Eli beskriver det så här:
“Målet med en beteendesprint är att kunna stärka eller ändra ett beteende. För varje sprint sätter individen upp ett eget mål (Vilket beteende vill jag stärka eller förändra?) och skapar en situationsbaserad eller tidsbaserad rutin omkring det. Om du till exempel vill bli bättre på att ställa frågor och få feedback från ditt team, avsätter du varje morgon 5-7 minuter till att tänka igenom vad som krävs av dig (Vilken är den största skillnaden jag kan göra idag för att uppnå mitt mål?). I slutet av arbetsdagen reflekterar du under 5-7 minuter över hur det har gått – och VARFÖR.”
Howspace erbjuder en struktur och ett format där deltagarna fyller i detaljerade mål för varje önskad beteendesprint. En sprint övas sedan under ca 60 dagar, eftersom det är den ungefärliga tid det tar för ett nytt beteende att bli rutin som inte längre kräver medvetet arbete. Därefter observeras det nya beteendet under ytterligare 30 dagar så att man är säker på att det har ’fastnat’.
“Du kan starta en ny beteendesprint var 60:e dag, dvs. göra sex förändringar i ditt beteende under ett år. Det är imponerande om du efter den här tiden kan konstatera att du verkligen klarade att åstadkomma bestående förändringar av ditt beteende,” säger Eli.
LedarLabb består av grupper med 5-6 deltagare som har en egen miljö i Howspace där de kan dela kunskaper, erfarenheter, frågor och resultat av beteendesprintarna.
Innovativ satsning som levererat resultat
Det första fysiska toppmötet genomfördes i januari 2020 – men möten i stora grupper blev ju omöjliga en kort tid därefter som alla vet. Vid den tidpunkten flyttades även toppmötena för 250 deltagare över till Howspace; ett snabbt beslut som ledde till att mötet flyttades från maj till november. Men förutom den här ändringen så har allt gått som planerat.
Cathrine beskriver Howspace som själva fundamentet som bär upp hela programmet:
“Det finns en mängd olika funktioner som verkligen förenklar allt. Till exempel kunde vi erbjuda många webinarier, som de 750 ledarna kunde välja mellan, t.ex. coachning, virtuellt samarbete, förändringshantering och personlig energifrekvens. HR som vanligtvis ansvarar för bokningar blev glada över hur lätt det var för deltagarna att registrera sig för webinarier i Howspace. Du bokar allt själv, det behövs inga listor eller excel-ark.”
En annan sak som Eli och Cathrine lyfter fram är integrerade videokonferenser som drivs av Whereby.
“Att hoppa mellan olika system under ett webinar eller en digital utbildning tycker många är jobbigt. Det underlättar verkligen att ha allt på samma plats. Också all dokumentation, förresten! Den sparas så att du alltid har möjlighet att gå tillbaka och uppdatera dig om du vill.”
En ny typ av engagemang och förtroende
Vid tidpunkten för den här artikeln pågår programmet fortfarande. De sista sprintarna är planerade att avslutas senare under 2021. Men Eli tror att formatet med LedarLabb kommer att gå vidare på egen hand. Det behövs ingen facilitering eftersom deltagarna nu har initiativet att dela sitt gemensamma lärande med varandra.
Under tiden utbildningen har pågått har COVID-19 orsakat ännu större tryck på logistikbranschen. Behovet av leveranstjänster har toppat på ett sätt som saknar motstycke när människor handlar alltmer på nätet.
Det har gjort att Posten Norge och Bring anser att programmet för ledarutveckling har blivit om möjligt ännu mer angeläget.
Cathrine noterar att, förutom individuella beteendeförändringar, de digitala toppmötena, labbgrupperna och alla övriga interaktiva programpunkter har bidragit till att öka förtroendet mellan chefer i de olika delarna av organisationen.
“Att kontakta kollegor med förslag eller att be om hjälp har helt klart blivit vanligare. Och det är i sin tur en annan effekt av COVID och utbildningsprogrammet som gjort det möjligt för Posten och Bring att samla sina ledare till ett genomgripande förändringsarbete. Det betyder att de nu är bättre rustade inför de enorma volymer som behöver hanteras.”
En bra modell för ledarutveckling bidrar inte bara till att förankra och omsätta företagets strategi i praktiken i det dagliga arbetet utan underlättar också en snabbare anpassning för hela organisationen när den yttre verksamhetsmiljön förändras radikalt.
Avslutningsvis lyfter Cathrine fram vikten av en ständigt pågående utvecklingsprocess:
“Ett ledarskapsprogram kan i vissa fall bara omfatta några få händelser – en kort resa med förberedelse, utbildning och uppföljning. Vi ville skapa en sömlös process för både arbete och det dagliga livet. Att då ha tillgång till en plattform som Howspace för att leda och underlätta hela programmet är absolut avgörande för en lyckad utvecklingsresa.”
Liknande kundberättelser
Se alla
Fackförbundet Delta visar vägen mot digital transformation
Sedan Delta upptäckte Howspace har de numer en plattform som kan användas till allt från utbildningar och kurser till nomineringsprocesser och stöd vid möten.
Negotias resa mot ökad medlemsdemokrati
Negotia hittade Howspace när de sökte efter en ny lärplattform. De upptäckte att Howspace även kunde hjälpa dem med deras demokratiska arbete i organisationen.
Microsoft-partner Fellowmind skapar en inkluderande datastrategiprocess med Howspace
Fellowmind, Europas ledande Microsoft-partner, utvecklade en inkluderande, lätt anpassningsbar datastrategiprocess för sina kunder med hjälp av Howspace plattform.
Förslag på färdiga mallar
Se alla
Leading a Change Process
Prioritization for Orgs
