<img alt="" src="https://secure.shoo5woop.com/166494.png" style="display:none;">

Delaktiga medarbetare: Hur Wärtsilä Energy skapade engagemang för strategiarbete på alla nivåer

Av Maija Varjoranta on den 10 maj 2021 16:00:05 EEST , updated on maj 10, 2021

Wärtsilä Energy är världsledande inom hållbara energilösningar. Företagets mål, att leda omställningen till 100 % förnybar framtida energi, ska grundas på en lika ambitiös och unik tillväxtstrategi med stöd i organisationen.

Att utveckla nya arbetssätt i en etablerad organisation är ingen enkel sak. Men det ingår i arbetsuppgifterna för Wärtsilä’s Talent Development Lead, Kati Järvinen, som kom till företaget mitt under strategiprocessen. Företagets tidigare tillväxtstrategi hade tagits fram på det traditionella sättet med begränsat deltagande från medarbetarna. Den här gången var man redo att engagera alla medarbetare i processen med att identifiera en ny strategi.

“Vi var vana vid att ha en ganska stabil verksamhet, men nu står vi inför ett helt nytt läge. Energiomställningen är genomgripande, marknadens krav förändras och våra konkurrenter utmanar oss hela tiden. Det är helt klart dags för oss att ställa om organisationen till nya och smidigare arbetsmetoder,” förklarar Kati.

“Vi måste vara säkra på att medarbetarna vet vad som förväntas av dem och att de kan tillämpa förändringsstrategierna i sitt arbete. Vi vill också uppmuntra alla att vara öppna och våga prova något nytt, inte bara förlita sig på gamla vanor och arbetssätt”, fortsätter hon.

Skapa och implementera strategier genom att engagera alla medarbetare i organisationen

 

Wärtsilä Energy valde Howspace för att rulla ut den strategiska planeringen av sitt Leading Learning Program med målet att integrera kompetenser och operativa och strategiska kapaciteter i en ny verksamhetsstrategi. Ett första steg blev att identifiera befintlig kapacitet genom företagets Energy Management Team (EMT). Därefter att engagera alla högre chefer/ledare och HR-partners globalt i en diskussion om kapacitetsstärkande arbetssätt genom train-the-coach. Allt genomfördes digitalt eftersom medarbetarna finns på många platser i världen.

 “Jag tror att det modigaste i hela den här processen har varit att erbjuda alla medarbetare i organisationen att vara delaktiga.”

“På grund av COVID-19 kunde vi inte ordna strategidagar med workshops för olika grupper. Vi var tvungna att tänka om och ha effektiva, korta 1-2 -timmarspass då och då. Vi behövde skapa och facilitera en helt annan resa än tidigare och dessutom hålla processen igång under ganska lång tid. Vi behövde också informera om kapacitetsramen och förklara bakgrunden för alla deltagare. Samtidigt utbildade vi ledningsgruppen och ledande befattningshavare under tiden allt detta pågick,” säger Kati.

Ett av de viktigaste inslagen i hela strategiprocessen var att skapa engagemang hos alla medarbetare, enligt Kati. I en ständigt föränderlig miljö måste man kunna identifiera och implementera unikitet och konkurrensfördelar i hela organisationen – både uppifrån och nerifrån.

“I stället för att vara fast i ett traditionellt strategiskapande, måste vi kunna stödja våra medarbetare i att tänka till och lära sig nya saker: förstå vad som förväntas av dem, hur den nya strategin påverkar arbetet för alla medarbetare, utvecklingssamtal, målformulering och nya arbetssätt”.

När strategisk kapacitet och nyckelkompetenser hade utvecklats av chefsgruppen var det dags att nå ut i organisationen med det strategiska budskapet. Alla medarbetare inbjöds att delta i ett självstudieprogram.

“Vi tog fram ett självstudieprogram inom Leading Learning för alla våra 4 500 medarbetare. De fick allt strategimaterial presenterat, och vi bad dem gå igenom det för att förstå vad det innebär att arbeta i en lärande organisation. Det är helt avgörande att bli medveten om hur man lever upp till rollen som bidragande medarbetare i organisationen och också hur ledarrollen fungerar i en förändringsbenägen, ledande lärande organisation”, säger Kati.

“Vi ville att alla våra medarbetare skulle vara förberedda på utvecklingssamtal på ett annat sätt än tidigare. Vi förväntade oss att var och en skulle kunna koppla sina dagliga arbetsuppgifter till innehållet i strategin och att alla var mycket tydliga med det. Jag tror att det modigaste i hela den här processen har varit att erbjuda alla medarbetare i organisation att vara delaktiga,” tillägger hon.

Digital facilitering en nyckelkompetens för HR

En av de största utmaningarna inför strategiarbetet var att hela processen var så fundamentalt annorlunda än tidigare. Genom att arbeta både synkront och asynkront, oavsett var människor befann sig och när de gick in i processen, blev det möjligt för alla att bidra till de gemensamma strategiska initiativen.

“Digital facilitering är numera en nyckelkompetens i allt personalarbete. HR har inte längre enbart en stödjande utan också en strategisk funktion.”

“Tack vare Howspace kunde våra medarbetare gå in i processen när som helst och oavsett var de befann sig. Det var jättebra att vi kunde förbereda inför olika workshops och under och efter mötena. Medarbetarna lärde sig under tiden, genom små steg och när de kände sig motiverade. Vi hade också uppföljning med frågesporter och enkäter som direkt, på ett väldigt bra sätt, visade hur medarbetarna upplevde vår strategi,” säger Kati.

“Bland det bästa med Howspace var att vi kunde erbjuda möjligheter till lärande och läsande i nära anslutning till det dagliga arbetet på ett roligt och enkelt sätt”, fortsätter hon.

Kati lyfter fram moderna arbetssätt som något av det bästa i det pågående strategiarbetet. Hon anser att de främsta uppgifterna för HR är att sänka trösklarna och integrera lärandet i det dagliga livet. I vår digitala tidsålder kan det innebära att fokusera på digital facilitering och skapa dialoger med medarbetarna.

“Idag är digital facilitering en nyckelkompetens. HR är inte längre en stödjande funktion utan en strategisk funktion. Det är vi som leder organisationens lärande och utveckling med målet att uppfylla och genomföra strategier och visioner på bästa möjliga sätt. Vi lever i en värld full av omfattande medarbetarundersökningar. Då är det bra att komma ihåg att ibland räcker det med en enkel fråga för att få med alla och skapa en känsla av samarbete,” säger Kati.

Transparens, ökat engagemang och meningsskapande genom AI-funktioner

AI-funktionerna i Howspace har varit ett stöd för Wärtsilä Energy i arbetet med att analysera och bearbeta innehållet i processen. Genom metoden train-the-coach kunde EMT identifiera strategiska kompetenser och kapaciteter som ett diskussionsunderlag för medarbetarna.

De användarvänliga AI-funktionerna i Howspace och den stabila tekniska infrastrukturen underlättade arbetet för EMT och Kati Järvinens HR-kollegor.

“AI hjälpte oss förstå vad som var viktigt i det stora insamlade underlaget av kommentarer och synpunkter.”

“Användningen av AI var helt avgörande i identifieringen av våra strategiska kapaciteter, eftersom vi samlade in så mycket information från medarbetarna. Vi fick många skriftliga kommentarer, synpunkter och erfarenheter, och AI-funktionerna hjälpte oss att förstå vad som var viktigt i det stora underlaget,” förklarar Kati.

“Om jag hade faciliterat en sådan här process person-till-person, skulle jag ha suttit och antecknat på post-it-lappar hela dagarna. Nu hände allt på min arbetsyta. Med bara några knapptryckningar kunde jag få fram en bra lista över de viktigaste diskussionsämnena bland våra deltagare. Det inbjöd till medskapande på ett helt nytt sätt.”

Nyckeln till bra samarbete är att använda rätt verktyg

Wärtsilä hade använt Mural, Miro och några andra verktyg för att samla in underlag och formulera strategier, men de hade ingen bra digital facilitering. Kati Järvinen hade arbetat med Howspace tidigare, innan hon anställdes av Wärtsilä Energy, och kände väl till produkten. 

“När jag började på Wärtsilä analyserade jag de verktyg som redan fanns. Vi hade gott om program för mind-mapping och e-learning. Men vi hade inget för digital facilitering: att leda och underlätta processer, samla in underlag och dela lärande. Därför ville jag införa ett nytt sätt att arbeta i organisationen.”

Genom att använda analysfunktionerna i Howspace kunde Wärtsilä Energy också kvalitativt förbättra medarbetarnas utveckling och planering.

“Traditionella program för e-lärande visar inte hur deltagarna använder delat material eller vilka framsteg de gör under de olika faserna. Med Howspace kunde vi följa upp deltagarna genom olika aktiveringselement. Vi kunde gå in och uppmuntra medarbetare som ännu inte deltog i diskussionerna och underlätta för organisationen att dra största möjliga nytta av den process vi erbjöd.”

Wärtsiläs tekniska råd granskade också säkerheten hos Howspace med bl a SSO (Single Sign-On) och gav grönt ljus att fortsätta.

“Vi hade inte kunnat driva den här processen utan Howspace. Vår affärsidé är 100 % förnybar energi och vi kunde till och med leva upp till det. Tänk bara hur mycket vi sparade på miljön genom att inte behöva flyga över hela världen för att hålla strategimöten. Vi finns verkligen här för att rädda världen. Det gör mig glad.”, säger Kati. 

Om du vill lära dig mer om att bjuda in alla anställda i organisationsförändring eller strategiarbete i en digital miljö, ladda ner din kostnadsfria kopia av vår e-bok Effektiv implementering av organisationsförändring i en digital miljö”.

Ladda ner din gratis kopia av vår e-bok här