<img alt="" src="https://secure.shoo5woop.com/166494.png" style="display:none;">

Så här har Finlands finansministeriets utvecklingsarbete ändrats vid övergången till distanseran

Av Maija Varjoranta on den 17 maj 2021 08:45:00 EEST , updated on jun 09, 2021

Finlands finansministeriet har inte ens med god vilja tidigare kunnat kallas för en pionjär i distansarbete. Tvärtom: den 400 personer starka personalen var mycket van vid att samlas i de gemensamma lokalerna i Helsingfors.

Allt förändrades på en dag i mars 2020.

Ministeriets utvecklingschef Pilvi Pellikka satt hemma framför sin bärbara dator i en ny situation och kippade efter andan när kalendern blev fullständigt tom.

– Jag är en person som blir inspirerad av möten, av att träffa människor och av att arbeta tillsammans i samma lokaler. Nu blev jag tvungen att vrida hjärnan i en ny riktning och fundera på vad som egentligen är viktigast vid mötena, och på vilket sätt det skulle bli möjligt att använda det som en del av det virtuella samarbetet.

Den digitala faciliteringsplattformen gav stöd i vardagen när arbetet förändrades

Enligt Pellikka är hon som utvecklingschef ansvarig för utvecklandet av kompetens, ledarskap och verksamhet. Enligt henne innebär arbetet som bäst ”att möjliggöra förnyelse”.

– Rent konkret sätter jag mig in i hur vi arbetar hos oss, på vilket sätt kan man skapa bra förutsättningar för arbetet och vad det kräver av personalen och organisationen.

Att möjliggöra förnyelse hamnade i centrum vid pandemiutbrottet. På ministeriet började man stegvis övergå till ett virtuellt arbetssätt och fylla kalendern med nya distansmöten.

– Distansarbete var visserligen möjligt hos oss även före pandemin och vi hade verktygen men nu började nästan hela personalen jobba hemifrån samtidigt. För en del av medarbetarna var vi tvungna att konkret lära hur Skype fungerar. Även uppkopplingen avbröts i början när bredbandet inte räckte till.

När vi fått ordning på distansmötena var det dags för nästa steg. Av en slump skulle finansministeriet i april 2020 börja testa Howspace. Från början skulle verktyget bidra till samarbetet vid livemöten men nu skulle vi samlas på distans. Det handlade om ett informationsmöte för ministeriets cirka 50 chefer och temat var naturligtvis den nya situationen.

Pellikka har sparat sammanfattningarna skapade av Howspace artificiella intelligens kring de teman som behandlades på det aktuella mötet och de visar säkert stämningen som rådde hos många andra organisationer under coronavåren:

  • Vad är bekant och tryggt: arbetskamrater, regelbundna arbetsuppgifter, människor, kompetens, umgänget varje vecka, humor
  • Vad är nytt och inspirerande: vi kan effektivisera arbetet, folk har snabbt tillägnat sig nya arbetssätt, alla arbetar nu smidigt på distans
  • Vad finns det för bekymmer: hur ska folk orka, hur länge ska detta pågå, arbetsrelaterad stress

Sammanfattningen är ett bra exempel på hur Howspace har stöttat Pellikkas arbete under året.

Howspace ger jämlikhet och mänsklighet i digitaliseringen

 

Enligt Pellikka har hon, när det nu har gått en tid från det första Howspace-testet, förvandlats från en storkonsument av blädderblock och post-it-lappar till en chat-moderator. Numera används Howspace dagligen.

Människor och kontakten dem emellan är till och med viktigare än förr.

Finansministeriet började hålla personalmöten på distans varje vecka – tidigare anordnades de med ett par månaders mellanrum. Dessutom anordnas utvecklingsevenemang för team och utbildningar i FM-Akademin varje månad där man behandlat bland annat datasäkerhet, AI, social media-stress, jämställdhets- och jämlikhetsplaner, förvaltningens strategier och riksdagens informationsrätt.

Pellikka som ansvarar för användningen av Howspace hos finansministeriet drar vid evenemangen mest nytta av chat-funktionen samt timern som hjälper henne att begränsa kallpratet. I chat-widgeten värdesätter Pellikka särskilt sammanfattningar, sammandrag och ordmoln. De är opartiska och utgör en bra grund för fortsatta diskussioner. Diskussioner och sammanfattningar kan även generera omröstningar och prioriteringar.

– Vi har fått fin återkoppling från användningen av den digitala plattformen. Folk har upplevt att den bidrar till jämlikhet i samarbetet och en deltagare påtalade att Howspace ger mänsklighet till digitaliseringen, berättar Pellikka nöjt.

– Folk upplever att behovet att bli hörd och sedd förverkligas bättre än tidigare vid fysiska möten, där kanske bara de mest högljudda kom till tals.

Lättillgänglighet och intuition bidrar till coachningen

– Det bästa med Howspace var direkt från början att man genom att prata och sätta sig in i systemet fick en känsla av att det här kommer funka! Här lämnas man inte i sticket. Jag tänkte att man åtminstone kan testa några moduler och därefter fundera på vad verktyget lämpar sig för. Arbetssätten och tillgängligheten ingav förtroende från första början.

Tillgängligheten var enligt Mäkinen en nyckel till Alma Medias snabba start och att användningen av Howspace spred sig i organisationen. Han berömmer särskilt plattformens ”logik” och den lätta inloggningen.

– Howspace sätter vissa gränser för vad den kan användas till men inom dessa kan man vara väldigt kreativ. Ramen gör användningen tydlig men den lämpar sig ändå till nästan vad som helst. Både ur deltagarens och arbetsytans administrativa synvinkel sker användningen intuitivt, beskriver han.

– Dessutom är det trevligt att kunna handleda människor i olika faser beroende på om de genast har följt instruktionerna eller om de behöver fler påminnelser och mer uppmuntran. Med Howspace känns det som att alla deltagare finns inom räckhåll. Det tar bara några sekunder tills meddelanden når alla deltagare. Där känns det verkligen att man gör någonting tillsammans.

Helomvändning till det gamla kommer inte att ske

Enligt Pellikka har den av coronapandemin påtvingade förändringen varit ett ypperligt tillfälle att upptäcka att arbetet kan göras på ett annat sätt. Trots att pandemin någon gång tar slut blir det ingen helomvändning till det gamla.

– Framförallt gillar jag att man med hjälp av Howspace kan skapa gemensam förståelse.

På finansministeriet har man uppmärksammat att det även i fortsättningen är möjligt att fundera på saker på ett annat sätt.

– Vi har i själva verket för avsikt att med hjälp av Howspace börja skissa på ett framtida hybridarbete: Vi vill använda de bästa bitarna av distansarbetet utan att tappa bort det vi har lärt oss tidigare. Å andra sidan funderar vi på vad som är bra i den fysiska närvaron och ska bevaras. Vad ska man göra på sin arbetsplats och med vem?

Verktygslådan rymmer både blädderblock, post-it-lappar och Howspace, samt övriga verktyg för det digitala samarbetet.

Är du intresserad att prova på hur en digital plattform kan bidra till nya moderna arbetssätt?

Testa Howspace gratis i 30 dagar