<img alt="" src="https://secure.shoo5woop.com/166494.png" style="display:none;">

Blogg

Fem tips: Med hjälp av Faros & Coms erfarenhet kan strategiarbete och kompetensutveckling nu ske på webben

Av Maija Varjoranta on den 18 januari 2021 15:50:02 EET

Faros & Com, experten som fokuserar på att utveckla affärsverksamhet och arbetslivskompetens har fortlöpande digitaliserat sina tjänster. Företagets fokus har ständigt varit att reflektera och förankra det strategiska arbetet och de digitala samarbetsformerna som en del av organisationers vardag. Genom pandemin har kundprocesserna i ännu högre grad flyttats till webben.

”Vår företagsmiljö har på den senaste tiden digitaliserats snabbt. Vi hade redan före denna period av distansarbete digitaliserat vår verksamhet och länge arbetat virtuellt. Vi fick direkt i pandemins inledning konstatera att våra experter verkligen har modet att kasta sig ut och pröva nya saker”, inleder Arja Sipola som på Faros & Com ansvarar för att utveckla lösningar inom digital kompetens.

Faros & Com började använda Howspace när företaget långt före den senaste tidens boom av distansarbete utvecklade sin affärsverksamhet. Ursprungligen startade Faros & Coms Howspace-resa från en företagsfusion som omfattade hela organisationen. I fusionen sammanfördes två olika affärsverksamheter i ett gemensamt företag. Som stöd i fusionen användes en digital plattform där hela personalen fick dela med sig av sina erfarenheter och iakttagelser av fusionen och skapandet av en gemensam kultur.

”För den interna starten var det viktigt att använda Howspace i hela personalens gemensamma fusionsarbete. Vi studerade på vilket sätt fusionen fortskred och på vilket sätt den gemensamma kulturen skapades. Vi fick se många saker som vi annars inte hade upptäckt”, berömmer Sipola. Enligt henne har det lättillgängliga och effektiva verktyget rejält påverkat graden av deltagande i Faros & Coms kundprocesser.

”Direkt från början har det varit fint att upptäcka att deltagandet med hjälp av Howspace ökar rejält. Upp till 90 % av människorna svarar verkligen på ”enkäter” som skapats med Howspace och svaren är dessutom riktigt bra genomtänkta”, berättar Sipola.
”När vi sedan jämför deltagarantalet med traditionella enkäter som i allmänhet besvaras av hälften av de inbjudna har motivationen och engagemanget ökat påtagligt.”

Fem sätt att effektivisera verksamheten och undvika digital härdsmälta

För att effektivisera verksamheten och undvika en digital härdsmälta har Faros & Com använt fem metoder som fått bidra till så väl strategiska förberedelser, affärsmodeller och ledningens informationsflöde som till utbildningar och webbkurser, planeringsworkshops och personalenkäter. På basis av sina goda erfarenheter har Sipola funnit fem metoder att effektivisera arbetet digitalt. Grundbultarna för snabb start och ständig process har besannats både när den egna organisationen och kundarbetet har utvecklats.

1. Sätt gemensamma mål och bidra till att skapa en kontext.

”I inledningen ska spjutspetsen övervägas mycket noggrant. När målet tydligt är på plats och det har gått att skapa en helhetsbild av de deltagandes gemensamma resa så fungerar det och folk deltar aktivt.  När vi exempelvis arbetar med ledningsgruppen är det viktigt att ledningen känner till det gemensamma målet och har intresse och motivation att främja arbetet. Samma sak gäller utbildningar.  Engagemanget för det gemensamma arbetet är på topp när man direkt från start får människor att bli entusiastiska och motiverade för det aktuella temat.”

2. Periodisera det samtidiga och asynkrona samarbetet.

”Även i virtuella sammanhang är det viktigt att komma ihåg att fysiska möten och virtuella workshops spelar roll vid sidan om det digitala asynkrona samarbetet. Idéer föds fortfarande oftast i workshops där det finns utrymme för det gemensamma samtalet och tankeutbytet. Det är viktigt att skapa strukturer för det asynkrona arbetet i Howspace. Det är viktigt att periodisera arbetet och olika uppgifter för att på bästa sätt dra nytta av den gemensamma tiden. Howspace ska alltid visa den exakta aktuella processdelen. Processen spårar inte ut när plattformen är mångsidigt uppbyggd. Mellan tyngre skrivuppgifter som kräver tankemöda är det bra att skapa utrymme för lättare saker, omröstningar och videon för att processen ska löpa bra från en fas till en annan.”

3. Ge stöd före, under och efter processen.

”En fungerande, digitalt faciliterad start förkortar avsevärt uppstartstiden före det första gemensamma mötet. Genom förhandsenkäter lär de svarande känna varandra och se varandras tankar. På så sätt kan man under distanskurser, ledningsgruppsarbete och andra workshops komma i gång snabbare och gå rakt på sak. Människor diskuterar verkligen öppet och svarar bra på varandras kommentarer både under, före och efter processen. Hos oss används Howspace ofta som en whiteboard där det är lätt att samla och prioritera idéer och tankar samt rösta om dem. Efter träffen kan deltagarna ställa ytterligare frågor som enkelt kan besvaras på ett och samma ställe i stället för att svaren hopar sig i e-posten. Med hjälp av Howspace får hela gruppen se svaren automatiskt.”

4. Samla alla processer på ett och samma ställe.

”Howspace hjälper till att aktivera och hålla fokus även under en lång process. I Howspace kan vi följa vilka som genomför begärda uppgifter i tid och skicka separata e-postpåminnelser till dem som glömt. När deltagarna tidigare arbetade med e-post drunknade materialen ofta i meddelandeflödet och de kunde sedan inte följa med de kommande faserna. Howspace löser detta problem när all utbildningsrelaterad information och alla uppgifter finns på ett och samma ställe.”

5. Sträva efter att komma ifrån flerkanalsstressen.

”Vi ställer inte verktygen eller tekniken i centrum. Vi talar inte om plattformar som separata digitala instrument, vi talar bara om vårt sätt att arbeta. Howspace kräver ingen separat implementering eller lösenord utan länken till arbetsytan kommer direkt till varje deltagares e-post. Därefter sätter vi bara igång att jobba tillsammans. Människor har numera vant sig att använda social medier och Howspace innehåller ingen onödig teknik som stör arbetet.”

Hos Howspace går användarvänlighet och flexibilitet hand i hand. Sipola framhäver även Howspaces lättillgänglighet. Hon säger till sin glädje ha upptäckt att pedagogikexperter som planerar utbildningar och ledningsgruppens arbete har enkelt tillägnat sig nya sätt att arbeta.
”Vi har verkligen tillgång till många olika verktyg och program som vi arbetar med för att skapa olika typer av webbutbildningar och utvecklingsprogram. Jämfört med andra har det verkligen varit enkelt att använda Howspace!

Ofta när ett verktyg är riktigt flexibelt är det komplicerat att använda. Men med Howspace kan vi konstatera att enkelheten inte har försvunnit i takt med att arbetet blivit flexibelt," avslutar Sipola.

Testa Howspace gratis och skapa din egen arbetsyta redan idag! 

Läs mer om digital implementering av strategierna i vår e-bok “How to effectively implement organizational change in a digital environment”, som du kan ladda ned gratis. Boken innehåller trender, tydliga instruktioner steg-för-steg och verkliga fallstudier med digitalt engagerade deltagare i organisationsutveckling och förändringsprocesser.

Beställ din gratisexemplar av e-boken Organizational Development här!