<img alt="" src="https://secure.shoo5woop.com/166494.png" style="display:none;">

Blogg

Louise

Effektiva möten oavsett tid, rum och struktur - hur gör man?

Av Louise von Matern on den 3 september 2019 15:05:52 EEST

Interaktionen mellan människor är kärnan för utvecklingen i alla organisationer. Därför är det viktigt att vi fortsatt ifrågasätter och försöker utveckla våra möten: Är vi rätt personer på plats, pratar vi om rätt saker, på rätt sätt? Kommer alla viktiga perspektiv fram, är vi aktiva och motiverade? Hur följer vi upp på överenskomna aktiviteter?

Utöver dessa frågeställningar brottas vi ständigt med vanliga organisatoriska utmaningar som gör det svårt att ens få till ett möte. Kalendersynkningar, hierarkier och gränsdragningar sätter käppar i hjulet när vi behöver sammanföra olika roller, kunskaper och erfarenheter. 

Möteseffektivitet är inte längre beroende av tid och rum

Mot bakgrund av detta, och med tanke på hur affärskritiskt detta är, är det hög tid att vi zoomar ut och tänker lite bredare. Den riktiga effekthöjningen kommer vi inte uppnå förrän vi lyckas skapa ett samarbetsflöde som gör oss oberoende av tid och rum. Som gör det möjligt för oss att på ett effektivt sätt förflytta våra samtal mellan det fysiska rummet och det digitala. Mellan olika tidpunkter, synkront och asynkront. Tiden är inne för det. Vi har ett ständigt växande behov att kunna samarbeta över gränser som utgörs av strukturer, geografi och tidszoner. Vi har de tekniska förutsättningarna. Utifrån det perspektivet finns det inget som hindrar oss. Digitala plattformar för samverkan saknas inte. Det vi däremot behöver göra är att överföra de kunskaper och färdigheter vi lärt oss i den fysiska miljön till den digitala. För det är där det brister idag. 

En bra mötesledare tar ansvar för effektiv mötesstruktur - både i fysiska och digitala möten

Tänk efter: vad är det som gör att fysiska möten blir effektiva? Jo, att det finns en bra mötesledare. De flesta skulle nog bli ganska förvånade om de skulle bli kallade till ett möte där det saknades någon som höll ihop mötet så att det blir något vettigt gjort. En person som öppnar en fråga, bestämmer hur den ska avhandlas och avslutas. Och ju bättre denna mötesledare klarar sin uppgift, ju bättre och mer effektivt blir mötet. Denna självklarhet måste också gälla när vi har förflyttat oss till den digitala miljön. Mötesledaren måste ha samma möjligheter att initiera och driva en diskussion eller ett utvecklingsarbete där som i mötesrummet. De digitala verktygen behöver med andra ord ha en sådan funktionalitet inbyggd. Det duger inte att använda plattformar där alla kan dela dokument och chatta lite ostrukturerat med varandra. 

När vi har kommit dit, har vi kommit väldigt långt i utvecklingen mot att på riktigt ta vara på befintliga resurser som tid och kompetens inom och mellan våra organisationer. Då först har vi förutsättningarna att lösgöra oss från invanda föreställningar om vad ett möte är och hur och när man samverkar kring en fråga.

 Vi behöver inte längre blocka upp våra kalendrar med maratonmöten för att bottna i en viktig fråga, eftersom vi sömlöst kan glida över olika arenor för vårt samarbete. Vi kan sprida vår gemensamma tankekraft över en tidsbegränsad period som passar alla som borde inkluderas, inte bara de som kan komma.

Vi kan ha ett kort möte i ett fysiskt rum eller via videokonferens, för att därefter fortsätta samarbetet asynkront utan att mötesledaren tappar sin möjlighet att driva arbetet framåt. 

Bra verktyg hjälper till, men faciliteringsförmåga behövs alltid

Ska utvecklingsarbete, samverkan och koordinering kunna ske i den digitala miljön, måste alltså verktygen ge de bästa förutsättningarna för dem som ska leda det arbetet. Självklart behöver vi också fokusera på den andra kärnfrågan: Hur man leder möten på ett bra sätt. Ledare behöver fortsatt hjälp att utveckla förmågan att facilitera ett möte, ge alla en röst, sammanfatta och följa upp. Och förstå vad det är för mekanismer som skapar förtroende, motivation och energi. Skillnaden är bara att det inte längre räcker att kunna göra allt detta i det fysiska rummet. Vi måste utveckla den förmågan även för de interaktioner som sker på de digitala plattformarna. 

Vill du öka möteseffektivitet i ditt företag med hjälp av digital facilitering? Bli inspirerad på vårt frukostseminarium där du får uppleva digital facilitering. Stockholm 18 oktober.

Anmäl dig här