<img alt="" src="https://secure.shoo5woop.com/166494.png" style="display:none;">

Almi ställer om sin företagsrådgivning i fysiska rum till digitala med Howspace

Av Louise von Matern on den 1 april 2021 13:58:12 EEST , updated on sep 13, 2021

Almi Företagspartner är ett statligt bolag som hjälper innovatörer, ny- och småföretagare att starta och utveckla verksamheter. Förutom finansieringshjälp har Almi även ett antal affärsutvecklingserbjudanden där företagare kan få inspiration, verktyg och coaching av någon av Almis 300 rådgivare runt om i Sverige.

Almi hade redan före pandemin satt digitalisering högt upp på agendan. Men händelseutvecklingen tvingade verksamheten att lägga in en högre växel inom det området.

Befintliga verktyg klarade inte den nya utmaningen

 

I början försökte man lösa behoven med de verktyg som redan fanns installerade i den interna IT-miljön. Det visade sig bli alldeles för komplicerat.

 ”Våra kunder hade olika utrustningar, och olika nivåer på det egna IT-kunnandet. Vi lade för mycket tid på att försöka få det tekniska att fungera. Vi insåg också att vi behövde ändra själva upplägget. I början körde vi bara videokonferens, vilket innebar att vi och kunderna ibland fick sitta hela dagar framför skärmen. Det var det ju ingen som orkade så vi fick lov att tänka om”, berättar Torbjörn Edvall, rådgivare på Almi Nord

Nya arbetssätt med Howspace

 

När det fattats ett centralt beslut att göra ett pilottest av den digitala faciliteringsplattformen Howspace var Torbjörn en av de första som började använda verktyget i sina uppdrag. Dels är digitalisering ett område han är intresserad av, dels befinner han sig också geografiskt på ett plats i Sverige där avstånden stora och behovet att få till en fungerande digital lösning är större än på de flesta andra ställen. 

Med Howspace öppnades nya möjligheter. Interaktionen med kunderna kunde påbörjas redan före mötet genom att skapa en arbetsyta med information och frågeställningar som kunderna kan bjudas in till och arbeta med när det passade dem tidsmässigt. Sedan användes samma arbetsyta för fortsatt dokumentation och dialog under och efter mötet.

”När vi har flera personer med i gruppen, i olika workshops eller i VD-grupper, kan vi bjuda in till en mycket friare och öppnare dialog, både med oss och deltagarna emellan. Och deltagarna kan fortsätta att utbyta erfarenheter även när inte vi är med. Dessutom är Howspace mer intuitivt att jobba med, vi kunde direkt fokusera på det som skapade värde när vi inte längre behövde förklara så mycket hur tekniken och plattformen fungerade. Det spelar ingen roll vilken utrustning de har, och jag som facilitator kan styra deltagarna så att de hamnar rätt direkt utan att behöva leta”, fortsätter Torbjörn.

Från pilot till full skala

 

Efter pilottestet fattade Almi beslut att implementera Howspace brett i organisationen. Att införa ett nytt verktyg som ska användas av över 300 rådgivare ställer lite krav på administrationen. Å ena sidan måste Almis olika kunderbjudanden levereras någorlunda enhetligt över hela landet. Å andra sidan behöver man alltid göra vissa anpassningar till olika kundbehov. Detta har lösts genom att Almi har fått hjälp av Howspace att skapa mallar som ett antal huvudanvändare inom organisationen enkelt kan duplicera till de olika kunduppdragen. Sedan kan rådgivarna själva göra mindre kundanpassningar om det behövs. Rådgivarna märker snabbt att Howspace är väldigt enkelt att använda, både för dem själva och för kunderna, och tröskeln att börja använda ett nytt digitalt verktyg blir därför lågt. 

Karin Tell, projektledare på Almis centrala affärsutvecklingsenhet har varit en drivande kraft för införandet av Howspace hos Almi.

“Howspace passar vårt konsultativa förhållningssätt väldigt bra. I våra roller som coach och facilitator ställer vi ofta frågor utifrån en given modell. Howspace stöttar oss i det arbetssättet. Kunderna kan ta del av frågorna, jobba med dem när de har tid och dokumentera svaren på dem, antingen själva eller i samarbete med en rådgivare. Arbetet kan ske transparent tillsammans med andra, eller anonymt. Howspace gör det möjligt för oss att anpassa funktionaliteten helt utifrån syftet med varje specifik fråga, och vad som passar bäst i just det sammanhanget”, berättar Karin. 

Allt fler användningsområden

I början var det fokus på att hitta en fungerande lösning för att leverera befintliga kunderbjudanden digitalt. Men allt eftersom rådgivarna blev allt tryggare med att använda Howspace, började de också se nya möjligheter med verktyget. 

“Vi kan redan nu se att vi använder det allt oftare internt i olika utvecklingsprojekt”, fortsätter Karin. “Arbetsytorna ger ett bra stöd för dialog och samarbete, och användarvänligheten bidrar till att allt fler känner sig komfortabla med att använda Howspace för annat, t ex workshops och nätverk.”

Pandemin har gjort att många organisationer har tvingats att börja använda digitala verktyg i större utsträckning, och också att bli bättre på att förstå skillnaderna mellan dem - för vilket syfte de passar bäst. Med den erfarenheten ökar också sannolikheten för att verktygen kommer att fortsätta att användas även efter pandemin. Ibland behöver man tvingas in i förändringar för att man ska få insikter man annars inte skulle ha fått. För Almi har Howspace skapat förutsättningar för nya arbetssätt. Eftersom man med Howspace kan facilitera dialog och samarbete även asynkront, det vill säga när det passar tidsmässigt för deltagarna, är det också möjligt att göra det till ett sätt att arbeta. 

“Howspace har öppnat upp många nya möjligheter för oss. Det handlar inte bara om att möjliggöra digitala möten. När man kan använda det asynkrona samarbetet mer effektivt, kan man lägga upp arbetsprocessen så att kunderna kan arbeta med viktiga frågeställningar när de har tid, inför mötet. Det gör att vi kan använda mötestiden tillsammans med dem till värdefulla diskussioner”, berättar Karin. 

Har man en gång upplevt dessa möjligheter och vilka effekter det ger, sätts kreativiteten igång: Vad mer kan vi göra med digitalt som vi inte tänkt på? Inte för att pandemin tvingar oss till det, utan för att det faktiskt är ett mer effektivt sätt att arbeta på.  

”Vi är bara i början på en läroresa och kommer att fortsätta lära oss hur vi kan jobba digitalt både med kunder och internt och upptäcka fler möjligheter hur Howspace kan stötta oss”, avslutar Karin Tell. 

 

Funderar du på om ni skulle ha nytta av Howspace i din organisation? Fyll i formuläret nedan och testa Howspace helt gratis för 30 dagar, eller kontakta oss så hjälper vi dig att hitta den bästa lösningen för just er.