Agilt arbete: Modern arbetsplatsdesign är mångfacetterad, deltagande och skalbar

Läs mer...

Agile Work, grundades 2015 och är specialiserad på att planera och hantera förändringar på arbetsplatsen. Agile Work ser på arbetsplatser ur ett multidisciplinärt perspektiv: medarbetarnas erfarenhet, kultur och företagets strategiska mål är grunden för en arbetsplatsdesign som tar hänsyn till den sociala, digitala och fysiska arbetsmiljön.

Antti Pitkänen, Agile Works forsknings- och strategidirektör och styrelseordförande, arbetar med kundprojekt som en del av ett multiexpertteam. ”Vi har experter inom tjänstedesign, fastighetsförvaltning, inredning, förändringsledning och arbetsplatsdesign, som samlar den bästa kompetensen för utmaningarna. Att byta arbetsplats handlar aldrig bara om väggar eller kvadratmeter. Med det utvalda teamet leder vi både arbetsplatsprojektet och den relaterade förändringen. ”

På väg mot digitaliseringen av arbetsplatsdesign

Agile Work har haft fokus på att digitalisera och effektivisera sina projekt under lång tid. De har en mängd olika verktyg för deltagande som workshops, intervjuer, arbetsmiljöundersökningar och observation av aktiviteter i nuvarande lokaler. Dessa ger bra input men drar mycket resurser och är inte anpassade för att vara skalbara. "Arbetsplatsledning är lätt ledningscentrerad, och anställdas drömmar och önskemål om sin arbetsplats får inte tillräckligt med uppmärksamhet när de tvingas in i numeriska undersökningsdata. Howspace kom i förgrunden när vi kartlade digitala sätt att tillföra medarbetarperspektivet till processen på ett skalbart sätt. Detta är särskilt viktigt för oss ur ett konsultföretags perspektiv, eftersom storleken och antalet projekt vi samtidigt arbetar med har ökat, men vi vill ändå nå samma omfattning och kvalitet på engagemanget, säger Pitkänen.

Engagemang och transparens skapar hållbar förändring

Agile Works arbetsplatsprojekt är numer byggda med Howspace. Allt som rör projektet är samlat i en säker miljö, och där alla projektrelaterade diskussioner nu förs. ”Det digitala sättet att arbeta ger transparens i processer. När diskussionen involverar ett brett spektrum av experter från organisationen förutom ledningen bryter det ner hierarkin och bygger förtroende. På plattformen är förändringar och relaterade beslut ständigt synliga för alla, inte bara vid olika tidpunkter. Vi tror inte på en förändring där en workshop eller ett fåtal hålls, följt av en lång tystnad och osäkerhet om huruvida gemensamma idéer har gått framåt”, beskriver Pitkänen deras sätt att arbeta.

AI-tolkad kvalitativ data och projektledning sida vid sida

Traditionella verktyg för arbetsplatsledning är ofta fokuserade på traditionell projektledning och budgetövervakning. Förutom att dela dokument och planer spelar dialoghantering en stor roll i Agile Works projekt.

”Vi vill ta fram arbetsplatskoncept med en process, där experiment och kvalitativ forskning går hand i hand med numeriska mätningar. Med Howspaces artificiella intelligensverktyg kan vi extrahera och analysera ett stort antal medarbetarsamtal. Vi har många andra verktyg till vårt förfogande för att tillföra upplevelser, virtuell verklighet och visuella upplevelser till våra processer. Howspace är projektets hem, där all information och diskussioner kan hittas i en delad arbetsyta som är öppen för alla intressenter. ”

Ett framgångsrikt förändringsarbete är kontinuerligt och faciliteras

”Vi vill att Agile Work ska vara en utvecklare av diskussion och praktik i vår bransch och det återspeglas i vårt sätt att arbeta. Vi använder också plattformen, till exempel nu under pandemin, för att organisera ett virtuellt diskussionsevent för hela facility management-industrin. Våra arbetsplatsprojekt genomförda med hjälp av Howspace lämpar sig för organisationer med ett genuint behov av förändring. Vi håller inte på med ett enda anläggningsprojekt där vi sedan tror att vårt arbete är klart. Vi vill göra förändringar till en kontinuerlig och inkluderande resa för organisationer. Förändringar på arbetsplatsen kulminerar ofta i renovering eller flytt, men förändrings- och utvecklingsarbetet slutar inte där, beskriver Pitkänen.

Agile Work är en officiell Howspace-partner och har redan implementerat digitalt faciliterade förändringsprocesser för ett flertal kunder, inklusive Vaisala, TEK och Volkswagen.