<img alt="" src="https://secure.shoo5woop.com/166494.png" style="display:none;">

Osallistavaa muutosviestintää yli organisaatiorajojen – Pirkanmaalle muodostetaan Suomen suurinta hyvinvointialuetta

Kirjoittajalta Siiri Sundsten on May 23, 2022 4:52:28 PM , updated on kesäkuuta 20, 2022

Kuinka viestiä organisaatiolle, joka on vasta rakentumassa? Kuinka sitouttaa ja osallistaa usean eri organisaation henkilöstö uuden, yhteisen organisaation muodostamiseen?

Pirkanmaan kuntien sosiaali- ja terveystoimen, pelastustoimen ja sairaanhoitopiirin palvelut siirtyvät hyvinvointialueen vastuulle vuoden 2023 alussa, jonka jälkeen näillä julkisilla palveluilla on Pirkanmaalla vain yksi järjestäjä – Pirkanmaan hyvinvointialue.

Howspace on toiminut hyvinvointialueen ja henkilöstöä luovuttavien organisaatioiden pääasiallisena viestintäkanavana muutosprosessin aikana.

“Howspace-alusta on tarjonnut kätevän ja monipuolisen tavan muutoksen tukemiseen, sekä tiedon ja materiaalin jakamiseen. Alustan avulla myös ihmisten osallistaminen muutokseen on helpottunut,” kertoo hyvinvointialueen henkilöstöviestinnän suunnittelija Miina Salmenharju.

“Howspace päätettiin ottaa käyttöön muutosviestinnän alustaksi hyvinvointialueen ja luovuttavien organisaatioiden välille, sillä esimerkiksi sähköpostitse tapahtuva kommunikointi 1500 esihenkilöstä ja ammattiviestijästä muodostuvan joukon kesken olisi ollut todella haastavaa,” selventää Salmenharju.

Howspace skaalautui etätyöpajoja tukevasta alustasta osaksi massiivisen muutosprosessin tukemista

Pirkanmaan liitto otti Howspacen käyttöön digituen kehittämiseen liittyvän hankkeen yhteydessä heti koronapandemian alussa.

“Kotimainen Howspace tuntui heti luotettavalta valinnalta etätyöpajojen fasilitointiin, sillä helpon käyttöönoton lisäksi yleisen tietosuoja-asetuksen noudattaminen oli liitolle erityisen tärkeää,” kertoo projektiasiantuntija Markus Lappi Pirkanmaan liitosta.

Muina Howspacen etuina Lappi nostaa esille helposti rakennettavat, intuitiiviset työtilat, kevyen, näppärästi ylläpidettävän, ja vain vähän henkilötietoja vaativan, systeemin sekä käyttäjäystävällisyyden.

“Parin vuoden aikana alkuperäisestä 30 käyttäjän paketista on päädytty 2000 käyttäjän kokonaisuuteen, sillä hyväksi koettu alusta päätettiin valjastaa myös sote-palveluja kehittävän PirSOTE-hankkeen, sekä Pirkanmaan hyvinvointialueen muodostamisen käyttöön,” Lappi jatkaa.

Hyvinvointialueen muodostaminen on massiivinen projekti, jossa usean eri toimialan organisaatiot luovuttavat henkilöstöään hyvinvointialueelle. Uudistuksen seurauksena Pirkanmaalle muodostuu Suomen suurin hyvinvointialue, jonka alueella asuu yhteensä yli puoli miljoonaa asukasta. Hyvinvointialueesta tulee samalla Pirkanmaan suurin työnantaja, jolla on yli 19 000 työntekijää.

“Suurin haasteemme siirtymävaiheen alussa oli, että uudelle, vasta muodostuvalle organisaatiolle piti viestiä muutoksen etenemisestä, mutta mitään yhteistä viestintäkanavaa ei vielä ollut. Luovuttavilla organisaatioilla oli omat sisäiset kanavansa, mutta yhteinen viestintäalusta puuttui täysin,” Salmenharju selvittää.

Kaikki oleellinen tieto yhteen paikkaan paketoituna

Muutosvaiheen viestintää varten luotiin yksi yhteinen Howspace-työtila, jonka avulla hyvinvointialue tavoittaa luovuttavien organisaatioiden esihenkilöt, jotka välittävät tarpeellisen tiedon eteenpäin omalle henkilöstölleen. Esihenkilöiden lisäksi hyvinvointialue halusi tavoittaa myös organisaatioiden viestinnän ammattilaiset, jotta heille voidaan välittää valmista viestintämateriaalia jaettavaksi organisaatioiden omissa, olemassa olevissa viestintäkanavissa. Tällä tavoin varmistetaan siirtymävaiheen toimiva tiedonkulku ja osallisuus.

“Suurimman joukon alustalla muodostavat esihenkilöt. Tiedon välittämisen lisäksi Howspacen toinen tärkeä tehtävä on esihenkilöiden sitouttaminen muutokseen,” Salmenharju avaa.

“Howspace helpottaa tiedon paketointia, mahdollistaen kaikenlaisen sisällön ja materiaalin kokoamisen yhteen paikkaan.”

Tämän kokoluokan muutosprojektissa uuden tiedon määrä on valtava. Tietoa tulee jatkuvalla tahdilla useasta eri suunnasta. Hyvinvointialue käyttää Howspacea erityisesti paikkana, jonne kaikkein oleellisin tieto koostetaan helposti ymmärrettävään muotoon.

“Erityisen paljon hyvää palautetta olemme saaneet parin viikon välein lähtevistä sähköpostiherätteistä, joihin olemme koonneet kaikkein tärkeimmät ja ajankohtaisimmat asiat. Howspacen vapaasti muokattavien koosteviestien avulla esihenkilöt kokevat oman päivittäisen työnsä lisäksi pysyvänsä vaivattomasti perillä myös muutosprosessin etenemisestä.”

Sitoutumista ja vaikuttavaa yhteistyötä

Esihenkilöitä on osallistettu muutokseen esimerkiksi keskusteluissa ja kysymyspalstoilla. Palsta toimii suorana väylänä luovuttavien organisaatioiden ja hyvinvointialueen välillä. Hyvinvointialue pystyy keskustelua fasilitoimalla varmistamaan, että kysyjä saa varmasti paikkansa pitävän vastauksen kysymykseensä juuri oikealta taholta. Palstan kysymykset ja vastaukset näkyvät kaikille työtilan käyttäjille, jotta niistä hyötyisi mahdollisimman moni. Kysymyspalsta on vähentänyt aikaa vievää, edestakaista sähköpostiviestittelyä ja päällekkäisyyksiä.

“Muutosprosessin aikana saatujen kysymysten ja kommenttien perusteella on pystytty vaikuttamaan esille nostettuihin asioihin jo valmistelu- ja suunnitteluvaiheessa,” iloitsee Salmenharju.

Hyvinvointialue on myös julkaissut alustalle suunnittelun alla olevia, keskeneräisiä materiaaleja, joihin esihenkilöt ovat jättäneet omia huomioitaan. Lappi on havainnut erityisesti tällaisten osallistavien tehtävien aiheuttavan selkeän piikin alustan kävijämääriin.

“Tämä on loistava esimerkki vaikuttavasta yhteistyöstä ja varhaisen sitouttamisen tärkeydestä. Muutoksen jalkauttaminen on tehokkaampaa, kun luovuttavien organisaatioiden esihenkilöt ovat päässeet aktiivisesti osallistumaan uuden organisaation toimintatapojen muovaamiseen.”

“Vastuun jakamisen kannalta Howspace on julkaisualustana loistava, sillä hyvinvointialueen eri alojen ammattilaiset voivat suoraan jakaa tietämystään ja sisältöä yhteisessä työtilassa ilman turhia välikäsiä, erillistä koulutusta tai erityistä teknistä osaamista,” 

Lappi tuo selkeänä etuna esille myös aktiivisuuden seurannan Howspacen avulla: “Alustalla vierailevien sähköpostidomaineja seuraamalla saamme helposti dataa siitä, kuinka tiiviisti eri organisaatioiden edustajat vierailevat työtilassa. Näin varmistamme, että tieto todella saavuttaa halutun kohderyhmän.”

“Olemme keskeneräinen organisaatio, joka on vasta rakentumassa. On paljon kysymyksiä, joihin ei vielä ole vastauksia, ja Howspace-alusta on tarjonnut läpinäkyvyyttä tähän keskeneräisyyteen. Olemme halunneet korostaa, ettei keskeneräisyys silti tarkoita sitä, että prosessimme olisi jotenkin huteralla pohjalla.”

Viestinnästä ja yhteisestä työtilasta turvaa muutostilanteeseen

Salmenharjun mielestä Howspaceen luodulla työtilalla on ollut merkittävä rooli turvallisuudentunteen luomisessa ajoittain epävarmuuttakin aiheuttavan siirtymävaiheen keskellä.

“Olemme keskeneräinen organisaatio, joka on vasta rakentumassa. On paljon kysymyksiä, joihin ei vielä ole vastauksia, ja Howspace-alusta on tarjonnut läpinäkyvyyttä tähän keskeneräisyyteen. Tässä vaiheessa on ihan hyväksyttävää, ettei kaikkeen löydy valmista ratkaisua, vaan etsimme ja muodostamme niitä nyt yhdessä. Olemme halunneet korostaa, ettei keskeneräisyys silti tarkoita sitä, että prosessimme olisi jotenkin huteralla pohjalla.”

Howspace-alusta toimii myös oleellisena osana uuden organisaation yhteisöllisyyden muodostumista. Ne esihenkilöt ja viestijät, jotka siirtyvät töihin hyvinvointialueelle alkavat hiljalleen hahmottamaan, millainen verkosto ja yhteisö heidän ympärilleen on rakentumassa. 

“Siirtymävaiheen edetessä olemme suunnitelleet hyödyntävämme alustaa ja sen osallistavia toimintoja yhä enemmän identiteetin rakentamiseen ja yhteisöllisyyden muodostamiseen,” Salmenharju valottaa.


Oletko kiinnostunut kuulemaan lisää, miten rakentaa organisaatiomuutosta tehokkaasti digitaalisessa ympäristössä? Lataa maksuton organisaatiokehittämisen oppaamme!

Lataa ilmainen organisaatiokehittämisen oppaamme tästä