<img alt="" src="https://secure.shoo5woop.com/166494.png" style="display:none;">
Howspace tukee hybridityötä

5 tärkeintä syytä siirtyä hybridityöhön

Kirjoittajalta Ilkka Mäkitalo on Sep 22, 2021 12:32:35 PM , updated on lokakuuta 15, 2021

Työnteon tulevaisuus on hybridityötä, eli toimistotyön ja etätyön yhdistämistä. Kun paluu yhteisiin työtiloihin häämöttää edessä, kannattaa muistaa hybridityön monet hyvät puolet.

Hybridityö on tulevaisuuden työskentelymalli, jonka ansiosta osa työntekijöistä voi tehdä töitä kotona ja osa taas saapua toimistopöytien ääreen. Kyse on työn mukauttamisesta siihen, miten tiimit toimivat parhaiten. Samalla kyse on siitä, miten onnistumme rakentamaan kokemuksia ja työskentelytapoja, jotka osallistavat ja tavoittavat mahdollisimman monia. Pandemian hiipuessa työntekijät odottavat enemmän hybridiratkaisuja ja joustavuutta työntekoon. McKinseyn tutkimuksen mukaan 68 prosentilla organisaatioista ei kuitenkaan ole suunnitelmaa tai yksityiskohtaista näkemystä hybridityöhön siirtymisestä.

Kokosimme alle viisi hybridityömallin etua, jotka on syytä pitää mielessä työpaikalle paluun käytäntöjä suunniteltaessa.

1. Parempi tuottavuus

Hybridityö voi tarjota työntekijöille joustavuutta ja lisätä kaikkien tuottavuutta. Työntekijät saavat työskennellä vahvuuksiensa mukaisesti, mikä lisää tuottavuutta. Kun työpaikalla tunnistetaan kotona tehtävän etätyön edut esimerkiksi keskittymistä vaativissa työtehtävissä, tiimit voivat löytää sopivan tasapainon luovuuden ja yhteistyön välillä hybridityöympäristössä.

Osa työntekijöistä tarvitsee rauhallista työympäristöä ja hiljaisuutta, toiset viihtyvät paremmin vilkkaassa avotilassa. On hyvä, että jokainen voi itse valita, missä ja milloin työ sujuu parhaiten. Gartnerin mukaan organisaatioiden on investoitava yhtä paljon neljään eri työtapaan, jos ne haluavat mahdollistaa toimivan hybridityöympäristön.

Synkroninen, eli samaan aikaan tapahtuva:

  • Yhteistyö yhdessä: tiimit ovat samassa paikassa ja osallistuvat kokouksiin yhteisessä tilassa.
  • Yhteistyö erillään: tiimit jakautuvat erilleen, mutta osallistuvat yhtä aikaa virtuaalisiin etäkokouksiin.

Asynkroninen, eli eri aikaan tapahtuva:

  • Yksintyöskentely yhdessä: tiimit ovat yhteisissä tiloissa, mutta eivät työskentele samanaikaisesti.
  • Yksintyöskentely erillään: tiimit jakautuvat erilleen, ja yksilöt tekevät keskittymistä vaativaa työtä kotona, tai muussa etätyöympäristössä, itsekseen.
Kun kaikki neljä tapaa ovat yhtä lailla käytössä ja niiden välillä voi valita, täytyy yhteistyötä suunnitella sekä kehittää taitoja, jotta jokaisella tavalla voidaan toimia onnistuneesti.

Hybridioppimisessa käytetään digitaalisia työkaluja tukemaan synkronista vuorovaikutusta fyysisesti paikalla olevien ja etäosallistujien välillä. Siksi on tärkeää, että valitut työkalut sopivat saumattomasti yhteen synkronisen ja asynkronisen työn kanssa. Jos hybridityömallin aikakaudella yritetään tehdä töitä esimerkiksi ainoastaan Zoomin, Teamsin tai Miron kaltaisilla työkaluilla ikään kuin kaikki työntekijät olisivat samassa tilanteessa – etänä tai läsnä – kokonaisuus ei todennäköisesti ole vaikuttava kenellekään. Näitä työkaluja ei näet ole kehitetty hybridityötä varten. Välineiden täytyy helpottaa osallistumista, yhteistyötä ja viestintää, jotta jokainen voi tuoda esiin parhaan osaamisensa. Yleensä paras vaihtoehto on luoda asynkroninen työskentelytila, jossa kaikki on läpinäkyvää ja joka lisäksi toimii kokousten kanavana ja mahdollistaa työskentelyn samassa ympäristössä tapahtumaa, työpajaa tai kokousta ennen, sen aikana ja sen jälkeen.

McKinseyn mukaan organisaatiot, joiden tuottavuus on kasvanut eniten pandemian aikana, ovat tukeneet ja kannustaneet työntekijöitään osallistumaan ”pieniin osallistaviin hetkiin”. Näiden pienten hetkien aikana tapahtuu valmennusta, ideoiden jakamista, mentorointia ja yhteistyötä. Tuottavuuden kasvun taustalla on se, että esihenkilöitä on koulutettu miettimään työnteon prosesseja ja työn sujumista uusilla tavoilla.

2. Parempi työtyytyväisyys ja -kulttuuri

Keskeinen tekijä työtyytyväisyydessä on itsenäisyys. Kun työntekijä saa itsenäisesti päättää, miten, missä ja milloin työskentelee, työtyytyväisyys nousee huippuunsa.

Itsenäisyys ei koske pelkästään etätyöntekijöitä – se on tärkeää myös lähityötä tekeville työntekijöille. Jos työntekijät palaavat toimistolle työskenneltyään yli vuoden verran oman aikataulunsa mukaan, heidän on koettava, että heihin yhä luotetaan ilman, että esihenkilö vahtii työntekoa olan takana. 

Esimerkiksi Howspacen työkulttuurissa yksi kuudesta pääperiaatteesta on molemminpuolinen arvostus ja myönteisten oletusten tekeminen. Kun teemme etätöitä emmekä näe toisiamme joka päivä, tulee arjessa tehtyä erilaisia oletuksia muista työntekijöistä – meidän työkulttuurissamme nämä oletukset ovat aina positiivisia. Oletuksena on, että jokainen ihminen tekee omasta näkökulmastaan parhaita päätöksiä. Jos toisen aikeita ei ymmärrä, voi uteliaasti kysyä: "Voitko auttaa minua ymmärtämään, mitä teet ja miksi?" Joskus asian esille tuominen edellyttää hieman rohkeutta tai kollegan tukea, mutta tällainen toiminta parantaa yrityskulttuuria valtavasti.

3. Paremmat mahdollisuudet jatkuvaan oppimiseen

Liian monen organisaation toiminta perustuu suorittamiseen – oppimiselle ei usein jää tarpeeksi aikaa, koska työntekijöiden odotetaan tuottavan tulosta kaiken aikaa. Tuloskeskeinen lähestymistapa ei kuitenkaan anna tietoa työntekijöiden kehityksestä pitkällä aikavälillä. Korkea tuottavuus peittää alleen uupuneen työvoiman.

Esihenkilöiden ja johtajien täytyy tiedostaa, että oppimista ei tapahdu pelkästään varsinaisten koulutusten aikana. Sen sijaan oppimiseen ja pohdiskeluun on luotava mahdollisuuksia joka päivä. Kun päivä on täynnä kokouksia kokouksen perään, on vaikea sisäistää, mitä kokouksen, päivän tai jopa viikon aikana on tapahtunut, sillä ajatukset ovat koko ajan siirtymässä ”seuraavaan jonossa”. On tärkeää ohjeistaa työntekijöitä käyttämään aikaa itsensä kehittämiseen, oppimiseen ja reflektointiin.

Hybridityömallissa on hienoa työntekijöiden vapaus työskennellä milloin tahansa, eli työnteon voi ajoittaa säännöllisten kokousaikojen ulkopuolelle, jolloin saa keskittyä työhön rauhassa ja ilman häiriöitä.

4. Toimivampi yhteistyö ja paremmat työsuhteet

Virtuaalikokoukset (joita tarvitaan aika ajoin koordinointia varten) ovat tämän hetken keskustelussa nousseet liian suureksi, määrittäväksi osaksi hybridityötä. Microsoftin mukaan viikoittaiset Teams-keskustelut ovat lisääntyneet 45 prosenttia henkilöä kohden vuoden 2020 helmikuusta lähtien, ja viikoittainen kokousaika Teamsissa on tähän päivään mennessä kasvanut yli 148 prosenttia. Tämä on yli kaksinkertainen määrä verrattuna vuoteen 2020. Lienee sanomattakin selvää, että yrityksissä on tarpeen oppia uusia työtapoja, joissa kaikkea työaikaa ei kuluteta palavereihin, ja ”oikeaa työtä” tehdä viikonloppuisin ja iltaisin.

On otettava käyttöön fasilitaattorin tapa ajatella; on ymmärrettävä, miten ihmisten väliset suhteet toimivat ja suunniteltava työ näiden tapojen ja tarpeiden mukaan. Jos johtajat ja asiantuntijat fasilitoivat keskustelua ja puhutaan parhaista tavoista tehdä työtä, keskustelun avulla ihmiset saavat toistensa arjesta ja elämästä enemmän tietoa, jolloin myös ihmissuhteet paranevat.

Tutkimusten mukaan työntekijät, jotka ovat vuorovaikutuksessa työtovereidensa kanssa aiempaa tiiviimmin, ovat kokeneet työsuhteidensa vahvistuneen sekä tuottavuuden ja yleisen hyvinvoinnin parantuneen.

5. Työntekijöiden henkinen hyvinvointi

Työn ja vapaa-ajan yhteensovittaminen on olennainen osa tervettä työympäristöä. Kyse ei ole työ- ja vapaa-ajan tasapainosta, sillä työ ja vapaa-aika eivät ole koskaan täysin tasapainossa. Hybridityön ansiosta jokainen voi kuitenkin sovittaa työn ja vapaa-ajan yhteen itselleen parhaalla tavalla. Tämä auttaa ehkäisemään uupumusta ja vähentämään stressiä. Työ saattaa vaikuttaa vapaa-aikaan, mutta vapaa-aika harvoin vaikuttaa työhön. Jos on aurinkoinen sää, voi aamulla tai keskipäivällä lähteä ulkoilemaan. Työtä voi tehdä myöhemmin, kun on kylmempää ja sateista. Microsoftin mukaan joka viides maailmanlaajuiseen kyselyyn vastanneista sanoo, ettei heidän työnantajansa välitä työ- ja vapaa-ajan tasapainosta. Tämän tuloksen olisi erityisesti syytä muuttua nykyaikana, hybridintyön tuella tai ilman.

Etätöitä tehdessä ihmisten välinen vuorovaikutus voi jäädä vähiin, mikä tuntuu ainakin osasta työntekijöistä raskaalta ja vaikuttaa mielialaan. On edelleen tärkeää luoda hetkiä ja mahdollisuuksia, joissa ihmiset kohtaavat toisiaan ja jotka lisäävät henkistä hyvinvointia. Jos tällaisia tapoja ei kehitetä, voi helposti menettää siteet ja ihmissuhteet, jotka tekevät organisaatioista ja tiimeistä hyvinvoivia ja onnistuvia.

Johtopäätös

Kun johtajat haluavat ylläpitää sellaisia tuottavuuden parannuksia, joita pandemian aikana on nähty, ja samalla luottavat työntekijöihinsä, tukevat itsenäisyyttä ja sallivat työn ja vapaa-ajan yksilöllisen yhteensovittamisen hybridityömallin mukaisesti, johtajien on myös suunniteltava ja fasilitoitava oikeanlaista vuorovaikutusta.

Toimistotyön korvaavilla työkaluilla ei ole pyritty parantamaan etätyön tehokkuutta, mutta jos se tehdään oikein, hybridimalli voi viedä organisaatiosi uudelle tasolle.


Oletko kiinnostunut kuulemaan lisää hybridityöstä ja sen tulevaisuudesta? Ilmoittaudu mukaan tulevan Hybridityön oppaan jonotuslistalle ja saat sen heti ensimmäisten joukossa!