Blog

Viisi veruketta: Miksi lykkäät digisteppiä

By Tiina Raekallio on 31. toukokuuta 2018 klo 17.06.18

If you'd like to read the story in English, please click here.

Muutoksen tekemisessä tarvitaan aina hyvää johtamista ja paljon rohkeutta. Hyvään johtamiseen kuuluu osallistaminen. Isoissa organisaatioissa kaikkien kuuleminen on usein aikaavievää, mutta digitaalisin keinoin muutokseen osallistujat saavat mielipiteensä kuuluviin ja keskustelusta tulee läpinäkyvää.

Digialusta on muutosta tehtäessä vain yksi johtamisen työväline, mutta moni kauhistuu ajatusta sen käyttöönotosta. Sehän vaatii altistumista uudelle työkulttuurille – siis muutosta omaan ajatteluun ja omiin rutiineihin.

Tämä on yksi suuri muutoksenteon paradoksi, ja siitä puhutaan liian vähän. Se on kovin inhimillistä, mutta sen varjolla ei pidä jättää tärkeitä askelia ottamatta. Onkin korkea aika nostaa pöydälle viisi erilaista veruketta, joilla perustellaan vanhassa pitäytymistä.

1. En kestä: taas uusi väline ja salasana!

Useimmat digitaaliset työkalut vaativat salasanan, mutta ei Howspace. Se toimii ilman salasanoja, ja siinä yhdistyvät monen eri digikanavan hyödyt. Usein monen välineen sijasta tämä yksi työkalu riittää. Muutosmatkalla kaikki muutokseen liittyvä dialogi pysyy yhdessä paikassa eikä keskustelu leviä useisiin eri kanaviin, esimerkiksi sähköposteihin tai intraan.

Koska Howspace on helppo ottaa käyttöön ja se mahdollistaa monet erilaiset tavat kommunikoida ja osallistaa, se tekee myös työsi arjen entistä sujuvammaksi.

2. Ei onnistu. Muut eivät lähde mukaan.

Kyllähän minä, mutta ne muut -ajattelu väheksyy sitä tosiasiaa, että työntekijät arvostavat mahdollisuutta päästä sanomaan mielipiteensä entistä useampiin asioihin. Monissa työyhteisöissä tiedetään, että kun johto pyytää kommentteja, niin samat henkilöt ovat aina äänessä. Äänekkäimpien valta onkin yksi työyhteisöjen suuria epäkohtia.

Ehkä se hiljainen viimeisen peräpenkin ihminen pystyykin kirjoittamaan paremmin kuin puhumaan. Tämän olen huomannut monissa yhteisöissä. Howspacen kautta jokaisen mielipide tulee esille. Jos kaikki eivät osaa ilmaista itseään kirjallisesti, alustalle voi tehdä videoita tai ottaa kuvia ja siellä voi vastata monivalintakysymyksiin tai peukuttaa.
Alusta tarjoaa myös mahdollisuuden kommentoida asioita ryhmänä. 

Vuorovaikutuksen lisääminen tuskin on yhdessäkään työyhteisössä huono uutinen. Suurimpia valituksen aiheita on huono tiedonkulku, johon digialusta tarjoaa monia hienoja parannuksia. Vuorovaikutuksesta ei tarvitse tehdä numeroa, vaan se on luontevasti arjessa läsnä jatkuvasti.

3. Minulla ei ole aikaa. Uuden opettelua on muutenkin liikaa.

On ymmärrettävää, että uusi näyttää kaukaa katsottuna aina vaikealta ja työläältä. Silti lupaan, että kun alat ohjata muutosta digitaalisessa kanavassa, säästät paljon aikaa nykyiseen verrattuna. Saat työvälineen, jolla myös lisäät muutoksen vaikuttavuutta ja ihmisten välistä kommunikointia. Se yksinkertaisesti edistää työntekoa ja nopeuttaa prosesseja jättämällä pois monia nykyisiä työläitä työvaiheita ja esimerkiksi turhia kokouksia tai työmatkoja.

Mitä avoimempia työprosesseista tulee Howspacen ansiosta, sitä vähemmän tarvitaan prosessien raportointia. Jälleen säästyy aikaa.

Voit esimerkiksi tehdä helposti pieniä kyselyjä, joihin pystyy vastaamaan minuutissa. Näin osallistat haluamasi joukon ja saat tietää, mitä kukin ajattelee. Tämän ansiosta muutoksen toteuttajan ei tarvitse kulkea sumussa, vaan suuntaa on helppo tarkistaa alustalla yhdessä muiden kanssa milloin tahansa. Kysymällä, jakamalla, ideoimalla…

4.En uskalla. Sinnehän voi kirjoitella mitä tahansa.

Digialusta tekee kaikki mielipiteet näkyviksi ja edistää yhteisön läpinäkyvyyttä ja hierarkian purkautumista. Siellä pääsevät esille myös kriittiset näkemykset, mikä tuntuu monista pelottavalta.

Tämä riski on kuitenkin otettava, jos haluat edistää uutta toimintakulttuuria. Organisaatio, joka suitsii avoimuutta, ei ole valmis aitoon vuorovaikutukseen ja keskusteluun. Ihmisyyteen kuuluu erilaisuus ja keskusteluun kuuluvat erilaiset mielipiteet. Mikä siinä on niin vaarallista ja vaikeaa?

Jos pelkäät, että sinulla ei ole työkaluja vastata monenkirjavaan palautteeseen tai kriittisiin heittoihin, Howspace tarjoaa niitä sinulle. Ja se tekee monet asiat puolestasi esimerkiksi mahdollistamalla kaikkien osallistumisen. Jo se torppaa osan kritiikistä, että kommentointimahdollisuus on koko ajan olemassa. Howspace on eräänlainen digitaalinen työkaveri ja kuuntelija, joka antaa mahdollisuuden myös purkaa paineita ja puhdistaa siten ilmaa ja parantaa työilmapiiriä.

5. En usko tähän. Ei yksi digiloikka kaikkea ratkaise.

Yksi väline ei koskaan pysty ratkaisemaan kaikkea, ei edes muutoksen etenemistä. Mutta se voi helpottaa sitä paljonkin. Digitalisaatio on osattava valjastaa ihmisen käyttöön niin, että se palvelee, auttaa, helpottaa ja edistää.

Howspacen käytön pitää aina perustua selkeään ideaan siitä, mihin sitä tarvitaan ja mitä sillä halutaan saavuttaa. Esimerkiksi muutosprosessin eri vaiheita voi digitalisoida sen avulla. Kaikkien ominaisuuksien hyödyntämistä ei opi hetkessä, mutta opettelu kannattaa.

Osallistamalla tämän avulla muita kevennät huomaamattasi omaa työtaakkaasi.

Innostuitko? Haluatko kehittää uutta ja osallistaa eri sidosryhmiä yhteiseen tekemiseen ja muutoksen edistämiseen? Voit testata ja avata oman Howspace-työtilan maksutta ja kurkata lisätietoja.