Blog

tiina-CE2A2890-lowres-1

Uusi työntekijä tulossa – siirry digiajan perehdytykseen

By Tiina Raekallio on 13. syyskuuta 2018 klo 11.09.44

If you'd like to read the story in English, please click here.

Syyskausi on alkamassa ja uudet työntekijät aloittavat. Se tarkoittaa, että jokainen uusi työntekijä pitää perehdyttää tulevaan työhönsä mahdollisimman hyvin.

Uusille työntekijöille ryöpsäytetään infotilaisuuksissa kaikki olennainen asia yrityksestä, niin strategiasta kuin työajanseurantakäytännöistä ja työsuhde-eduistakin. Käteen isketään perehdytyskansio siltä varalta, että jotakin kysyttävää jää. Lisää voi lukea intrasta ja kysyä työkavereilta.

Isossa työyhteisössä perehdyttäjiksi tarvitaan lähiesimies, HR:n edustaja ja monia muitakin. Joskus perehdytystä delegoidaan kummityöntekijöille, ja käytännössä homma on jokaisen työtoverin tehtävä.

Harva organisaatio on kuitenkaan digitalisoinut perehdyttämistä. Se ei tarkoita, että uusi työntekijä hylätään oman laitteensa ääreen tai vastuu hänen työhyvinvoinnistaan siirretään koneille. Päinvastoin: Vastuu tulokkaan sisäänajosta otetaan niin vakavasti, että siihen todella satsataan. Digitaalinen perehdytys vaatii johdolta, HR:ltä ja työtovereilta paneutumista sekä jatkuvaa seurantaa ja osallistumista. Se sitouttaa kaikki osapuolet prosessiin jopa paremmin kuin perinteiset menetelmät.

Omat ja yhteiset tilat

Perehdytyksessä tulija viritetään yrityksen kulttuuriin ja sen lisäksi pienimpiinkin käytännön yksityiskohtiin. Olen saanut seurata muutamissa työyhteisöissä, miten tämä prosessi siirretään digitaaliselle Howspace-alustalle (entinen REAL). Alustalla on yksi yhteinen työtila, jossa tiimit, niiden vetäjät ja jäsenet sekä uusi työntekijä pystyvät keskustelemaan ja saavat ajankohtaista, kaikkia koskevaa tietoa. Lisäksi jokaiselle työntekijälle on oma räätälöity osionsa, jonne kootaan myös asiat, jotka tulokkaan pitää tietää.

Tulokas voi tutustua alustalla asioihin rauhassa, lukea muiden kysymyksiä ja vastauksia ja esittää omia kysymyksiään sitä mukaa kun niitä ilmaantuu. Vastaukset kertyvät muidenkin nähtäville, joten samaan asiaan ei tarvitse vastata useaan otteeseen. Uusi työntekijäkin pystyy lisäämään alustalle ideoitaan ja kommenttejaan aina kun niitä tulee mieleen.

Jos tulijan työhön kuuluu esimerkiksi työskentelyä useissa eri asiakasyrityksissä, digialustalle voidaan ladata jokaisen asiakasyrityksen toimintatavat vaikkapa videoina ja tiivistettyinä kirjallisina esityksinä. Howspaceen pystytään myös tekemään testi, joka tulokkaan on kuitattava: olen tutustunut aineistoihin ja ymmärtänyt ne.

Erityisen suuri apu Howspacesta on töissä, joissa käytetään monia eri digijärjestelmiä. Alustalle on helppo keskittää kaikki linkit järjestelmiin, salasanojen hallinnointi ja it-tuki. Ne löytyvät helposti eikä ongelmien tullen tarvitse ihmetellä, keneltä saa neuvoja, kun laskutusohjelma pätkii tai työajanraportointijärjestelmän salasana on hukassa.

Sujuvaa, syvää ja säästävää

Howspaceen pystyt kokoamaan myös kaikki tärkeät kuvat, videot, yhteystiedot, keskustelu- ja ryhmittymismahdollisuudet sekä palautekeskustelut. Siellä esimies voi antaa spontaanisti palautteen uuden tekijän ensimmäisen työvuoron sujumisesta, jos hän ei satu olemaan fyysisesti paikalla, kun on palautteenannon aika.

Eri tehtäviä varten on mahdollista räätälöidä alustalle omat perehdytyspakettinsa. Esimerkiksi yrityksen koodareille voi olla Howspacessa omat sivunsa, myyjille omansa. Lisäksi tarvitaan yhteisiä keskustelutiloja ja infoalueita – ja vaikkapa yhteinen tila kaikille eri yksiköihin tulleille uusille työntekijöille. Heitä yhdistää alussa se, että jokainen tietää talon tavoista yhtä vähän, joten ryhmässä he voivat tsempata toisiaan. 

Digialustaperehdytys ei siis ole linkkien ja tekstimassojen yksinäistä lukemista vaan vahvasti osallistavaa. Alustan kautta saa helposti yhteyden niin esimieheen kuin kiireisimpiin kollegoihinkin. Näin perehdytys hoituu entistä sujuvammin ja moniulotteisemmin – ja samalla säästää monen ihmisen aikaa.

Tiedonkaatojuna meni jo

Hyvä perehdytys ajaa uuden työntekijän sisälle työkulttuuriin ja -yhteisöön. Perinteiset luento-, kansio- ja intramenetelmät ovat tähän tarkoitukseen kömpelöitä ja tieto vanhenee niissä nopeasti. Howspace ei sulje pois kasvokkain tapaamista ja kommunikointia. Se tuo ihmisten kanssakäymiseen uuden tason, jonka avoimuus helpottaa työyhteisöön sujahtamista sekä uusien työtehtävien omaksumista.



Innostuitko? Rakenna oma digitaalinen perehdytysprosessinne ja paranna työntekijäkokemusta.  Kokeile Howspacea ja tehosta työntekijöiden perehdytystä digitaalisin keinoin.