Blog

tiina-CE2A2890-lowres-1-1

Miten rakennat yhteisöllisen toimitilamuutoksen?

By Tiina Raekallio on 1. marraskuuta 2018 klo 9.46.23

If you'd like to read the story in English, please click here.

Muutto tai remontointi on meidän monen arkea työpaikalla: siirrytään uusiin tiloihin, muutetaan koppikonttori monitoimitilaksi tai remontoidaan muuten tiloja uusiksi. Kun tieto uusista tiloista leviää työntekijöiden keskuudessa, jokainen kysyy, miten minun käy. Onko minulla enää omaa paikkaa? Millaisessa ympäristössä jatkossa teen työni? Kysyykö kukaan, mitä minä haluan?

Kun työyhteisössä on päätetty, että toimitilamuutos on edessä, koko työyhteisölle on tehtävä näkyväksi, miksi muutos tarvitaan.

Kyse on koko organisaatiota koskettavasta prosessista, joten jokainen on saatava mukaan sen valmisteluun alusta alkaen. Tässä Howspace-digialusta on verraton apu. Jokaiselle projektin vaiheelle luodaan alustalle heti omat sivunsa, jotta hankkeen eteneminen on kaikkien tiedossa ja jokainen voi käydä halutessaan kertomassa mielipiteensä.

Kun muutostiedot lausutaan ensimmäisen kerran ääneen, on hyvä alkaa kerätä alustalla palautetta siitä, mikä nykyisissä tiloissa toimii ja mikä ei. Siten suunnitteluprosessiin saadaan heti mukaan kaikkien näkökulmat, niin plussat kuin miinuksetkin. Samalla tehdään tiettäväksi, että toimivia asioita ei tarvitse muuttaa. Ennen oli kaikki paremmin -puheilta syödään näin pohja jo ennen kuin niitä ehtii syntyä.

Äänestetään paras väri

Muutosmatkan varrella kaikkien kommentoitavaksi kannattaa tuoda myös uusien tilojen pohjapiirustus ja osallistaa koko joukko sen tarkasteluun ja kommentointiin. Esimerkiksi tulevan tilan värit on asia, josta jokaisella on mielipide. Värien valinnasta voi järjestää äänestyksen alustan äänestystoiminnolla. Konsensus porukan lempiväristä löydetään demokraattisin menetelmin. Yhtä lailla vaikkapa hiljaisten tilojen tai puhelinkoppien tarpeesta on hyvä pyytää kaikkien näkemykset.

Kun jokainen projektin vaihe on alustalla jatkuvasti nähtävillä, asioita ei tarvitse tulla erikseen katsomaan johonkin tiettyyn kokoushuoneeseen tai rasittaa valmisteluryhmää jatkuvilla kysymyksillä. Esimiesten ja asiantuntijoiden työaikaa ei kulu tilapalaverien järjestämiseen kuin keskeisissä käännekohdissa. Tiimikohtaisen koordinoinnin tarve vähenee samalla kun yksilöiden ääni tulee kuuluviin.

Tiimien jäsenet myös voivat keskustella Howspace-alustalla keskenään eikä aina tarvita keskustelujen vetäjää. Erilaiset keskustelua suodattavat filtterit auttavat tekemään ryhmien ajatuksista koosteita. Palautteista voi laatia vaikka sanapilven, joka paljastaa, mitkä sanat keskusteluissa nousevat puhutuimmiksi tai keskustelua voi seurata vaikkapa jonkin tiimin kommentteja selaillen.

Läpinäkyvyys on taattu

Siinä vaiheessa, kun työntekijöille aletaan jakaa uusia istumapaikkoja tai vaikka sijoitella uuden tilan vesipisteitä tai yhteiskäyttötiloja paikoilleen, niitäkin saa suunnitella yhdessä ja kommentoida vapaasti. Jokainen voi itse kertoa, mikä juuri minun työssäni on sellaista, joka pitää ottaa suunnittelussa ja sijoittelussa huomioon. Samalla ymmärrys toisten tehtävänkuvista lisääntyy ja omia ajatuksia pystyy suhteuttamaan muiden mielipiteisiin. Kaikilla tilojen suunnittelijoilla ei voi olla kokemusta esimerkiksi sairaala- tai opetustyöstä. Sairaanhoitaja osaa itse parhaiten sanoa, missä kohtaa vesipisteen on käytännöllisintä olla ja opettaja kertoa, millaiset tilajärjestelyt palvelevat parhaiten, kun ryhmäkoot ja oppiaineet vaihtelevat paljonkin päivän mittaan.

Olen itse ollut mukana monissa asiakkaideni toimitilamuutoksissa ja omillakin työpaikoillani on vuosien mittaan ollut sekä remontteja että muuttoja. Olen todistanut niin pienen toimiston muutoksissa kuin isoissa tilaprojekteissakin, että koko suunnitteluvaiheen vetäminen digialustalla säästää valtavasti aikaa ja edistää yhteisöllistä muutosta.

Toimitilamuutoshanke tarvitsee tietysti aina vastuulliset henkilöt, jotka osallistavat ja kuljettavat koko yhteisöä mukana muutoksessa. Ällistyttävintä itselleni on ollut se, miten suuria joukkoja pystytään osallistamaan aidosti. Huikein esimerkki oli kaupungin kokonaisen asuinalueen suunnittelu: tulevat asukkaat pääsivät vaikuttamaan alueen suunnitteluun jättämällä kommenttejaan digialustalle.



Innostuitko? Rakenna oma digitaalinen yhteistyökokeilu Howspacen avulla ja rakenna yhteisöllistä, läpinäkyvää muutosta, tilahanketta tai vaikkapa työpaja.