Blog

Apua työpäivän viestiähkyyn

By Tiina Raekallio on 1. maaliskuuta 2018 klo 10.29.44

If you'd like to read the story in English, please click here.

Missä kaksi tai useampi työntekijä kohtaa, on siellä ainakin yksi yhteinen ahdistuksen aihe: sähköposti. Sitä tulee liikaa. Sitä ei ehdi lukea. Ja kun työpäivän tunnit ovat täynnä, ”mun pitää vielä hoitaa meilit”.

Sähköpostiähky tuntuu lopulliselta tuomiolta – mutta helpotusta on tarjolla. Ratkaisua tosin tuskin löydät, ennen kuin heräät ja pysähdyt miettimään, olisiko järkevämpää korvata sähköpostit ja muut yhteisöviestit toisenlaisin menetelmin.

Pyydätkö sähköpostitse yhteistyökumppaneilta palautetta seminaarista, ja postilaatikkoosi kilahtaa kymmeniä palautteita. Kysytkö yksikkösi työntekijöiltä Yammerissa vinkkejä seuraavan viikkopalaverin aiheiksi? Pian saat parikymmentä vastausta, joista alat koota yhteenvetoa. Kirjaudutko joka päivä myös työpaikan pikaviestipalveluun, yhteisöpalveluun ja intraan?

Viestiesi vyyhti saattaa tuntua toivottoman sotkuiselta. Availet päivittäin päällimmäiset solmut, mutta syvempi sykkyrä jää setvimättä.

Monen viestimen tilalle yksi

Miksi on niin itsestään selvää, että lähettelemme vuonna 2018 toisillemme ikivanhan kirjekaavan mukaisia viestejä, jotka alkavat tervehdyksellä ja päättyvät allekirjoitukseen? Yhtä lailla kannattaa miettiä, mitä kaikkea lähetämme introjen, lyncien, yammereiden tai slackien kautta. Samaan aikaan sähköpostitulvan kanssa digimaailmassa näet otetaan suuria harppauksia ja tarjolla on sovelluksia, joissa yhdistyvät monen eri yhteisöviestimen parhaat ominaisuudet.

Esimerkiksi Howspace-digialustaa ovat käyttäneet jo tuhannet asiantuntijat Suomessa ja maailmalla. Sen avulla voit kysyä nopeasti asioita suureltakin joukolta samanaikaisesti. Saat joko avoimia vastauksia tai monivalintojen tuloksia oman tarpeesi mukaan ja valmiit koosteet ovat ulottuvillasi saman tien. Howspacen työkaluilla laajoistakin aineistoista on helppo tehdä yhteenvetoja jatkotyöstön pohjaksi. 

Tämänkaltainen työkalu asettaa ikuisuuspitkät meiliketjut aivan uuteen valoon. Yhteiselle digialustalle on helppo kerätä jokaisen työyhteisön jäsenen käsitykset ja esitykset, kun pohjustetaan workshopin valmistelua, strategiatyötä tai vaikkapa palvelusuunnittelua yhdessä tulevien käyttäjien kanssa.

Säästä hermoja ja salasanamuistia

Kun kokoat mielipiteitä digitaalisesti, prosessi on tietysti johdettava ja fasilitoitava hyvin. Kokemukseni osoittaa, että parhaimmillaan digitaalisesti osallistamalla voimme aktivoida heidätkin, jotka eivät välttämättä vastaa viesteihin muutoin. Uudenlaiset työtavat tarjoavat uudenlaisen paikan ihmisten aitoon kanssakäymiseen ja alusta tehostaa yhteistyötä.

Monen kanavan loukku ei siis ole vaihtoehdoton kohtalo. Aikaa, salasanamuistia ja hermoja säästyy, kun kanavakokoelman tilalle tulee yksi tehokas vuorovaikutuskeino.