<img alt="" src="https://secure.shoo5woop.com/166494.png" style="display:none;">

Blog

Fasilitaattorin päiväuni: Kaikki sitoutuvat yhteistyöhön Howspace Liven avulla

By Ilkka Mäkitalo on 20. lokakuuta 2020 klo 15.00.00

Howspace Live on nyt totta! Howspacen historian suurin yksittäinen kehitysaskel Howspace Live tuo videokohtaamiset samaan paikkaan yhteisen virtuaalityöskentelyn kanssa. Digitaaliseen fasilitointiin keskittyvän Howspace-alustan avulla online-tapaamiset voidaan tuoda uuteen ympäristöön, jossa sekä kirjoitettu dialogi että muut osallistamisen menetelmät ovat käden ulottuvilla yhdellä kertaa. Fasilitointi, asioiden yhteinen työstäminen ja keskustelut löytyvät nyt samasta paikasta, yhden klikkauksen takaa.

Jokainen saa äänensä kuuluviin

Kuluneen vuoden aikana valtaosa työpajoista, tapahtumista, valmennuksista ja tapaamisista on jouduttu siirtämään hybridi-kohtaamisiksi tai täysin virtuaalisiksi. Eikä loppua ole näköpiirissä. Olen saanut tavata näiden kuukausien aikana digitaalisia fasilitaattoreita ympäri maailmaa, ja kuulemani mukaan suurin digitaalisen fasilitoinnin ongelma piilee siinä, miten saada ihmiset osallistumaan ja sitoutumaan yhteiseen tekemiseen myös etäaikoina. Myös energiatasojen ylläpitäminen tapaamisesta toiseen hypittäessä mietityttää monia.

Howspacen vastaus haasteeseen on aina ollut se, että osallistujille tarjotaan mahdollisimman monipuolisesti erilaisia tapoja liittyä mukaan yhteiseen tekemiseen. Äänestykset, fasilitoidut keskustelut ja erilaiset tehtävät ovat esimerkkejä moninaisista osallistumisen tavoista, joiden rinnalle Howspace Live tuo ennennäkemättömän ulottuvuuden. Live mahdollistaa äänen ja kuvan yhdistämisen suoraan siihen kontekstiin, jossa työskentely tapahtuu. Samaan paikkaan avautuu video- ja ääniyhteyden lisäksi Howspacen laaja kirjo työkaluja ja ominaisuuksia. Pääideana on, että mukanaolijat saadaan käännettyä passiivisista kuuntelijoista aktiivisiksi osallistujiksi. Me kaikki voimme varmasti allekirjoittaa sen, että ihmiset jäävät helposti kuuntelumoodiin silloin, kun osallistumisen ainoana välineenä on pelkkä videoyhteys.

Nivo yhteen ennakko-, väli- ja jälkikäteistyöskentelyt

Yksi yhteistyöprosessien keskeisimmistä haasteista on jatkuvuuden puute. Kun viestintään ja yhteydenpitoon käytetään montaa eri kanavaa prosessin eri vaiheissa, osallistujan kokemuksesta tulee usein hajanainen. Onnistuneen ja pitkäaikaisen yhteistyön kannalta on tärkeää rakentaa yhteistä omistajuutta kokonaisuuteen.

Howspace-alusta on aikaisemmin tukenut erityisen hyvin asynkronista, eri aikaan työskentelyä. Live-ominaisuus tuo mukanaan entistä parempia mahdollisuuksia myös reaaliaikaisen yhteistyön tukemiseen. Kun itse työskentely ja työn dokumentointi voidaan tästä eteenpäin tuoda yhteen paikkaan, on työskentelyn konteksti aina selkeä jokaiselle. Kaikki kokonaisuuteen liittyvä asia löytyy samasta paikasta, huolimatta siitä, missä ja milloin tahansa osallistujat hyppäävät mukaan tai haluavat edistää tehtäviään.

Etätyön tarpeen lisääntyessä, myös uusille työkaluille ja menetelmille on jatkuvasti kasvava kysyntä. Esimerkkiskenaario Howspace Liven käyttämisestä asynkronisessa, kokonaisprosessia tukevassa ryhmätyöskentelyssä voisi olla vaikka seuraavanlainen: Tiimi tai työryhmä tapaa yhdessä Howspace Livessä ja tekee dokumentaation yhteisestä työskentelystään suoraan Howspace-alustalle. Osallistuja, joka hyppää mukaan prosessiin myöhemmin, toiselta aikavyöhykkeeltä ja toisen osallistujaryhmän mukana, voi esimerkiksi katsoa tallenteen edellisen ryhmän kohtaamisesta jälkikäteen. Samaan tapaan uusi osallistujajoukko voi myös tavata Livessä ja jatkaa keskustelua aiheesta yhdessä. Tämän jälkeen uusi tiimi tai uudet osallistujat voivat jättää omat kommenttinsa samaan keskusteluun, jossa muut kollegat aiemmin ruotivat teemaa. Prosessi voi jatkua tällä tapaa niin pitkään kuin tarpeellista. Lopussa esimies tai fasilitaattori voi tiivistää kokonaisuuden yhteen parhaaksi katsomallaan tavalla – vaikkapa tekoälytoimintoja (sanapilviä, teemoitteluja ja tiivistyksiä) hyväksi käyttäen.

Helppo osallistuminen: Yhdellä klikkauksella, ilman asennuksia, suoraan selaimella

Ryhmiin jakautuminen ja virtuaalinen ryhmätyöskentely itsessään on ollut digitaalisen fasilitoinnin kuuma peruna viimeistään pandemia-aikoina. Fasilitaattorin näkökulmasta videotyökalujen haasteena on usein se, että ryhmiin jakautuminen ja break out -huoneiden rakentaminen ei suju käden käänteessä. Myöskään niiden aktiivinen fasilitointi ei ole helppoa. Usein ryhmät myös hukkaavat yhteiset ohjeistukset siirtyessään uuteen, virtuaaliseen huoneeseen.

Yksi Howspace Liven ydinominaisuuksista on pienryhmiin jakautumisen helppous. Ryhmät voi muodostaa joko ennakkoon päätettyjen ja kerrottujen jakojen mukaisesti tai kiinnostuksen ohjaamina kesken virtuaalituokion. Tämä avaa mahdollisuuden myös monien perinteisten fasilitointimetodien käyttöön, joiden soveltaminen ei ole virtuaaliaikana ollut mahdollista. Open Space tai Gallery Walk sopivat hyvin työstettäväksi Howspace Liven avulla, kun osallistujat saavat itse hyppiä huoneista toiseen työskentelyn edetessä. Live tuo uuden mahdollisuuden myös tapahtumien ja messukokonaisuuksien digitalisoimiseen.

Lisäksi lienee syytä muistuttaa myös muutamasta Howspacen vanhasta perustoiminnallisuudesta, jotka tukevat online-fasilitointia ja uutta Live-toiminnallisuutta erinomaisesti. Fasilitaattori voi aina rakentaa kaikki yhteisen tapaamisen aikana käytävät asiakokonaisuudet ja aktivointiosuudet valmiiksi työtilaan jo ennakkoon. Online-tuokion edetessä fasilitaattori voi laittaa työskentelyjä näkyviin sitä mukaa, kun päivä etenee. Myös ryhmätöiden dokumentaatio on mahdollista tehdä läpinäkyväksi kaikille osallistujille tai pyytää tiimejä lähettämään vastauksensa ainoastaan fasilitaattorin nähtäväksi. Tuttuun tapaan onnistuneet työtilat ja workshopit voidaan myös monistaa jatkoa varten ja uusi ryhmä saadaan kutsuttua uuteen työskentelyyn yhdellä klikkauksella. Näin toiminnasta tulee skaalautuvaa ja uusien prosessien käynnistäminen helpottuu entisestään.

Usein törmäämme tässä vaiheessa huoleen siitä, että osallistujien pitäää jälleen kerran muistaa yhdet uudet salasanat ja asentaa jokin ohjelma tietokoneelleen päästäkseen mukaan pienryhmäkeskusteluihin. Howspacen kanssa tämä huoli on aiheeton. Olemme halunneet luoda koko käyttökokemuksesta mahdollisimman yksinkertaisen sekä osallistujalle että adminille, eikä erillisiä salasanoja tai käyttäjätunnuksia tarvita.

 

Tässä vielä kootusti kaikki keskeisimmät asiat Howspace Livestä:

  • Howspace Live on saatavilla ilmaiseksi kaikille Howspace-käyttäjille
  • Howspace Live tarjoaa mahdollisuuden kohtaamisille 50 osallistujaan asti. Yhtäaikaisesti voidaan näyttää 12 osallistujan videokuva.
  • Howspace Live toimii suoraan selaimessa, erillisiä asennuksia ei tarvita
  • Howspace Live on tarkoitettu joustavaan pienryhmien fasilitointiin digitaalisesti
  • Live voidaan yhdistää kaikkiin muihin Howspacen toiminnallisuuksiin työtilassa
  • Howspace Live on saatavilla myös kaikille Howspacen Trial-käyttäjille

Haluaisitko jo päästä testaamaan live-toiminnallisuuttamme käytännössä? Aloita oma 30 päivän ilmainen testijaksosi jo tänään!

Aloita ilmainen kokeilu