Blog

Fungerar ert gränsöverskridande utvecklingsarbete effektivt? Fyra goda råd till dig som går i digitaliseringstankar

By Louise von Matern on den 20 juni 2018 15:50:52 EEST

Är du involverad i någon form av samverkansorganisation, en gränsöverskridande utvecklingsverksamhet?

Då är det inte helt otroligt att du ibland slås av tanken att samarbetet skulle må bra av att effektiviseras. Att det vore önskvärt att hitta fungerande former för ett asynkront samarbete, oberoende av tid och rum. Inte istället för de fysiska träffarna, men som ett nödvändigt komplement för att driva frågorna framåt även mellan dessa. Kanske har ni testat någon form av videokonferens, kanske har ni sökt efter en digital plattform där ni kan samla ert material och starta samtalstrådar. Eller så har ni bara tänkt tanken – att det borde finnas något smidigare sätt att samarbeta över organisatoriska gränser.

Skälet till att det ofta inte fungerar så bra med bara fysiska möten, utan digitala inslag, är att tiden inte räcker till för att allas kompetens och erfarenhet ska komma till sin rätt. Dessutom finns det också goda motiv för att minska sitt resande. Och skälet till att det inte heller alltid fungerar optimalt ens med digitala verktyg är att processen inte modereras på samma sätt som vi ser som självklart i ett fysiskt rum. Det går inte att komma ifrån; samarbete är viktigt, vi måste knäcka koden för att göra det effektivt, och digitalisering är svaret på många av våra utmaningar i de här sammanhangen. Men då måste vi också erövra kompetensen att facilitera processen även i det digitala rummet. Och för att man ska kunna göra det, krävs att man har ett verktyg som ens gör det möjligt.

Den person som har ansvar för att hålla ihop och driva processen måste ha ett digitalt samarbetsverktyg som erbjuder följande funktionalitet:

  1.     Möjlighet att rikta uppmärksamheten och leda deltagarna genom en stegvis process

Inför ett möte i ett fysiskt rum förbereder mötesledaren en agenda som innehåller en blandning av ”sändning” och samtalsfrågor: Det kan till exempel vara att mötesdeltagarna först ska ta del av något, därefter ska man reflektera i mindre grupper, för att sedan redogöra för övriga vad man kommit fram till. Eller så görs det en ”laget runt” med någon typ av avrapportering. Det är mötesledaren som leder deltagarna genom ett program som följer en viss logik för bästa möjliga resultat. Detta måste också gå att göra på den digitala plattformen. Det ska gå att ”sända” – till exempel i form av ett material man ska läsa, eller en film man ska titta på, och det ska gå att initiera samtal relaterat till detta. Annars blir samarbetet på den digitala plattformen mer i formen av ett cocktail-party där människor småpratar om vad de känner för, istället för ett mötesrum där ett utvecklingsarbete drivs framåt.

  1.     Flexibla funktioner för hur dialogen/samtalet ska bedrivas

Var situation kräver sina lösningar. Ibland ska alla individer delta, ibland ska några prata och andra lyssna. Ibland är det gruppens röst, som ska fram – inte enskilda personers. Ibland ska det gå att svara på andras inlägg, ibland inte. Och ibland kanske det bara är vissa personer som ska kunna svara på allas frågor. Och så vidare. Med andra ord måste det digitala verktyget kunna spegla lika många dialogvarianter som vi normalt har under ett fysiskt möte. Att bara ha en platt chattfunktion med den ständiga uppmaningen ”här kan ni skriva era frågor och kommentarer” fungerar inte.

  1.     Möjligheter att skapa en rofylld arbetsmiljö

Många samarbetsplattformar blir slutligen så fyllda med innehåll att det är svårt att se skogen för alla träd. När deltagarna kommer in på plattformen fångas deras uppmärksamhet av allt utom det de borde fokusera på. Det slutar med att de spenderar mängder av omställningstid för att försöka navigera tillbaka till utgångsläget – ”varför kom jag hit, vad var det jag skulle göra här och varför”?

Det ÄR lättare att koncentrera sig om man har ett rent skrivbord och inte en massa annat som stör. Att komma in på en digital plattform där man blir helt översköljd av knappar, instruktioner, material och pågående samtalstrådar bidrar inte till en effektiv arbetssituation. En mötesledare ska kunna välja om det är en god sak att alla ser allt som någonsin lagts upp på samarbetsytan, eller om det just nu kanske är bättre att man bara ser den frågeställning som är relevant för tillfället – för att åstadkomma bästa möjliga fokus och tidseffektivitet.

  1.     Möjligheter att selektivt pusha och påminna

Som ledare vill du inte heller bidra till folks redan överfyllda mejlkorgar genom att skicka påminnelsemejl till alla, även till dem som inte behöver dem. Det digitala verktyget ska hjälpa dig att pusha selektivt – du ska kunna se vilka som inte har svarat på en fråga och skicka en påminnelse bara till dem. Ja, du ska till och med kunna se vilka som har kollat igenom powerpoint-presentationen du lade upp. Varför inte? Om du ber människor att gå igenom ett material för att det är en viktig förberedelse inför ett beslut kan det ju vara lite bra att veta vilka som också har gjort det!

Effekten: Ökad effektivitet och större motivation!

Med hjälp av en väl fungerande digital samarbetsyta kan ert samarbete fungera mer effektivt. Gruppen erbjuds ett mycket större kommunikationsfönster eftersom man kan interagera med varandra både före efter de fysiska mötena.

Som ledare har du möjlighet att låta alla att komma till tals, alla kan få prata till punkt utan att det stör någon, och du kan i lugn och ro leta rätt på de riktigt goda idéerna, även från dem som kanske normalt väljer att tystna när andra övertar mesta samtalsutrymmet i rummet.

En viktig aspekt är också att du kan ge människor återkoppling på deras bidrag, och svara på deras frågor, vilket har väldigt stor betydelse för hur samarbetet får människor att känna sig – och hur motiverade de kommer att vara att bidra i  fortsatta arbetet.

Är du nyfiken på hur dessa tankar kan göras till verklighet? Kontakta mig så kan vi diskutera just era utmaningar och hur de skulle kunna lösas.